รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

บทความอธิบายการปรับแต่งข้อความในชีท Excel 2010ให้ดูสวยงาม เช่น ข้อความส่วนหัวข้อ เน้นตัวหนา มีขนาดใหญ่ จัดตำแหน่งข้อความ เป็นต้น
1. คลิกเซลล์ A1 ที่พิมพ์ข้อความ “ รายการสินค้าที่ต้องซื้อ “
2. คลิกปุ่มแสดงรายชื่อแบบตัวหนังสือแล้วคลิกเลือกแบบตัวหนังสือที่ต้องการ จะมี 2 ประเภทคือ แบบตัวหนังสือที่พิมพ์เป็นภาษาไทยและอังกฤษได้ หรือพิมพ์เป็นภาษาอังกฤษได้อย่างเดียว
3. แบบตัวหนังสือที่พิมพ์เป็นภาษาไทยได้ เช่น Angsana New, Angsana UPC, Browallia New, Browallia UPC, Cordia New, Cordia UPC เป็นต้น
4. คลิกปุ่มเลือกขนาดตัวหนังสือ
5. คลิกปุ่มกำหนดให้ข้อความเป็นตัวหนา (B) ตัวเอียง (I) หรือตัวขีดเส้นใต้ (U)
6. คลิกเลือกสี (A) ของตัวหนังสือตามต้องการ
7. รูปถังสีใกล้ตัว A เพื่อเลือกการระบายสีพื้นของเซลล์

8. เลือกเฉพาะส่วนหัวข้อ เช่น ลำดับ รายการ จำนวน ...
9. คลิกปุ่มจัดตำแหน่งข้อความในเซลล์ จัดด้านซ้าย ตรงกลางหรือด้านขวาของเซลล์ตามต้องการ

10. กรณีที่เป็นตัวเลข ให้เลือกข้อมูลที่เป็นตัวเลข
11. คลิกปุ่มใส่เครื่องหมายจุลภาค
12. ไม่ต้องการทศนิยม ก็คลิกปุ่ม ลดหรือเพิ่มจำนวนทศนิยม

13. กรณีต้องการตีตารางให้กับข้อมูล ให้เลือกข้อมูลทั้งหมดโดยสร้างเป็นแถบสี
14. คลิก เส้นขอบ แล้วเลือกตามต้องการ เช่น เส้นขอบทั้งหมด

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 1948

ข้อความส่วนที่เป็นหัวข้อและไม่ต้องการให้ขยับเมื่อมีการเลื่อนหน้าจอ ก็สามารถล็อกหรือตรึงแนวไว้ได้ อาจตรึงเฉพาะคอลัมน์ แถว หรือทั้งสองอย่างก็ได้
1. คลิกหัวแถวหรือหัวคอลัมน์ เช่น แถวที่ 2
2. คลิก มุมมอง
3. คลิก ตึงแนว แล้วคลิกเลือกแบบที่ต้องการ
4. ลองเลื่อนแถบเลื่อนทั้งสองด้าน เพื่อดูผลงาน
5. การยกเลิก ก็คลิกหัวแถวนั้นๆ อีกครั้ง แล้วคลิก ตรึงแนว ยกเลิกตรึงแนว

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 3439

บทความอธิบายหลักการคิดคำนวณตัวเลขในชีทของ Excel 2010

การคำนวณ สามารถคำนวณผลบวก ผลลบ ผลคูณ ผลหาร หรือใช้สูตรช่วยในการคำนวณได้อีกด้วย เพื่อเพิ่มความสะดวกในการคำนวณ สิ่งที่แตกต่างจากการคำนวณที่เราคิดและเขียนลงบนกระดาษหรือเครื่องคิดเลขก็คือ การแสดงผลลัพธ์ หากเป็นการคำนวณบนกระดาษ เช่น 25X5 =125 ถ้าเปลี่ยนจากตัวเลข 25 X 5 เป็น 25 X 50 ในโปรแกรม Excel ก็จะทำการคำนวณให้อัตโนมัติ เพียงแต่ลบเลข 5 ออก แล้วพิมพ์ 50 เข้า ไปแทนเท่านั้น ต่างจากการทดบนกระดาษ ตัวเลขเปลี่ยนก็ต้องเริ่มคำนวณกันใหม่

เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร จะแตกต่างจากเครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร ในทางคณิตศาสตร์ เล็กน้อยดังตัวอย่าง

การบวก ลบ คูณ หาร
1. พิมพ์ตัวเลขลงไปในเซลล์ตามตัวอย่าง
2. ในการหาผลบวกทำได้ 2 วิธี เช่น ต้องการนำตัวเลข 24 กับ 33 มาบวกกัน ให้คลิกที่เซลล์ D2 แล้วพิมพ์ =24+33
3. เมื่อกด Enter แล้ว ก็จะได้คำตอบเท่ากับ 57 (หลาย ๆ คนมักจะลืมพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ขอย้ำว่า ห้ามลืม ไม่เช่นนั้นโปรแกรมจะคำนวณไม่ได้)
4. ให้คลิกที่เซลล์ D3 แล้วพิมพ์ =B3+C3 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 57 เช่นเดียวกัน
5. การคำนวณใน Excel จะไม่นิยมนำตัวเลขมาบวกกัน (=24+33) แต่จะนำตำแหน่งที่เก็บตัวเลข หรือเซลล์ที่มีตัวเลข มาบวกกัน =B3+C3 เซลล์ B3 ก็คือ 24 และเซลล์ C3 ก็คือ 33 นั่นเอง ข้อดีในการบวกกัน ลักษณะนี้ จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการแก้ไขข้อมูลและความรวดเร็วในการคำนวณ เช่น หากมีการเปลี่ยน ตัวเลข ในเซลล์ B3 จาก 24 เป็น 30 ในเซลล์ผลรวมที่คำตอบเดิมเท่ากับ 57 ก็จะเปลี่ยนเป็น 63 (30+33) โดยอัตโนมัติ

6. ทดลองเปลี่ยนสูตรคำนวณเป็นการคำนวณแบบอื่นดูบ้าง เช่น การลบ การคูณหรือการหาร โดยเปลี่ยนเครื่องหมายเป็น - * / เช่น
การลบ =100-28
การคูณ =25*30
การหาร =125/5
7. ส่วนกรณีที่มีการบวกลบคูณหรือหารที่มีตัวเลขจำนวนมาก ซับซ้อน ก็ใช้วงเล็บมาช่วยคั่นตัวเลข เช่น =(25*5)+30

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 2196

ตัวอย่างการคำนวณเกี่ยวกับตัวเลขแบบง่ายๆ แสดงการบวกลบคูณและหาร ในโปรแกรม Excel 2010 ที่จะช่วยให้เข้าใจหลักการคิดคำนวณได้ดีขึ้น

จากตัวอย่าง ต้องการคำนวณค่าอาหาร รวมเงินอาหารแต่ละรายการ รวมทั้งหมด จำนวนคน และค่าอาหารต่อคน
1. ก่อนอื่นให้ป้อนข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง ยกเว้นช่อง e3 ถึง e11 ไม่ต้องพิมพ์อะไร ในช่องเหล่านี้จะพิมพ์สูตรคำนวณลงไป
2. คลิกเซลล์ e3 แล้วพิมพ์สูตรลงไป นั่นก็คือ =c3*d3 พิมพ์เสร็จแล้วกด Enter ในการคำนวณเราจะไม่นำตัวเลขมาบวก ลบ คูณ หาร กันตรงๆ จะนำตำแหน่งที่เก็บตัวเลขมาคำนวณ เพราะเมื่อใดที่มีการเปลี่ยนแปลงตัวเลข โปรแกรมจะคำนวณใหม่ให้ทันที
3. ในเซลล์ e4-e8 เราจะใช้การก็อปปี้สูตร กรณีที่ตำแหน่งอยู่ในแนวเดียวกันแบบนี้ ใช้การก็อปปี้สูตรได้เลย ไม่ต้องพิมพ์เองทุกเซลล์ ให้คลิกที่เซลล์ e3 ชี้เมาส์ที่ตำแหน่งต่อกันไม่สนิทที่มุมล่างขวาให้เมาส์เปลี่ยนเป็น + สีดำ ดังภาพ
4. ก็อปปี้โดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากลงด้านล่าง ถึงเซลล์ e8
5. ตรวจสอบการคำนวณว่าถูกต้องหรือไม่ ให้ดับเบิ้ลคลิกเซลล์ที่เป็นผลลัพธ์ว่าสูตรถูกต้องหรือไม่ เช่น ดับเบิ้ลคลิกเซลล์ e7 จะเห็นว่าสูตรคำนวณถูกเปลี่ยนเป็น =c7*d7 ซึ่งเป็นสูตรที่ถูกต้อง

6. ในเซลล์ e9 รวมทั้งหมด จะเป็นการนำผลคูณในเซลล์ e3-e8 มารวมกัน นั่นคือ =e3+e4+e5+e6+e7+e8 ให้พิมพ์สูตรลงไป
7. จำนวนคนป้อนลงไป 15 ห้ามพิมพ์หน่วยลงไปด้วยเช่น 15 คน กรณีมีข้อความผสมกับตัวเลข โปรแกรมจะคำนวณไม่ได้
8. ค่าอาหารต่อคน เราจะนำรวมเงินทั้งหมดในเซลล์ e9 มาหารด้วยจำนวนคน หรือ =e9/e10 นั่นเอง (เครื่องหมายหารจะใช้ / )
9. หลังจากคำนวณแล้วก็จะได้ผลลัพธ์ตามตัวอย่าง

10. ประโยชน์ของการคำนวณใน Excel 2010 ก็คือกรณีที่มีการเปลี่ยนตัวเลข เช่น รายการอาหารที่สั่ง 2 จาน มีต้มยำกุ้ง ต้มจืดสาหร่ายและยำปลาดุกฟู กรณีเปลี่ยนตัวเลขเป็น 3 จาน โปรแกรมจะคำนวณให้ใหม่ทันที เป็นรวมเงินทั้งหมด 2130 บาท หารเฉลี่ยต่อคน 142 บาท

11. ในการคำนวณนั้น กรณีที่เป็นการรวมหรือการบวกตัวเลข ควรจะใช้สูตร =sum เช่นในเซลล์ e9 ซึ่งเป็นการรวมตัวเลขตั้งแต่ e3 ถึง e8 ให้เปลี่ยนสูตรเป็น =sum(e3:e8)

12. ข้อดีของการใช้สูตร =sum(e3:e8) ก็คือกรณีที่มีการเพิ่มหรือลดรายการอาหาร การคำนวณตัวเลขผลรวมจะไม่ผิดพลาด เช่น เพิ่มรายการอาหารโดยชี้ลูกศรที่แถวที่ 9 แล้วคลิกปุ่มขวาเรียกคำสั่งลัด
13. คลิกคำสั่ง แทรก เพื่อเพิ่มเซลล์ว่างเข้าไปทั้งแถว
14. เพิ่มรายการอาหารเข้าไป จะเห็นว่าในเซลล์รวมเงิน โปรแกรมจะคำนวณตัวเลขให้อัตโนมัติ

15. การคำนวณเกี่ยวกับเวลา วันที่ ก็สามารถทำได้เหมือนกัน เช่น นับจำนวนวัน จากวันที่เท่านั้นถึงเท่านั้น เป็นจำนวนกี่วัน หรือนับชั่วโมงก็ได้เช่นกัน
16. กรณีนี้ ก็พิมพ์สูตรโดยใช้การลบโดยอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ ดังตัวอย่าง