รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

บทความอธิบายการทำงานกับเซลล์ในโปรแกรม Excel 2010 การพิมพ์ข้อความลงในเซลล์ การจัดการกับข้อความภายในเซลล์ เป็นต้น

ตัวอย่างการพิมพ์ข้อมูลในลงใน Cells
1. กดปุ่ม Grave Accent หรือ Tube ก่อน เพื่อเลือกภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ บนแป้นพิมพ์
2. คลิกเมาส์ที่เซลล์ที่ต้องการ เช่น A1 หรือกดปุ่มลูกศรเลื่อนไปยังเซลล์ที่ต้องการ
3. พิมพ์ข้อความลงไป แล้วกดปุ่ม Enter
4. กดปุ่มลูกศรเลื่อนไปยังเซลล์ใดๆ หรือคลิกเมาส์ที่เซลล์ใดๆ แล้วพิมพ์ข้อความเพิ่มลงไป
5. ถ้าพิมพ์ผิดก็คลิกที่เซลล์นั้นๆ เพื่อเลือก เช่น B3
6. กดปุ่ม Delete เพื่อลบออกไป แล้วพิมพ์ข้อความใหม่ลงไป พิมพ์เสร็จแล้วกด Enter
7. ส่วนการพิมพ์วันที่ให้พิมพ์ตามปกติ เช่น 9/10/2011สำหรับวันที่ 9 ตุลาคม 2554 ห้ามพิมพ์ 9/10/2554 จะเป็นการพิมพ์ที่ไม่ถูกต้อง เพราะปี ค.ศ แทนที่จะเป็น ค.ศ 2011 ก็เป็น ค.ศ 2554
8. การพิมพ์วันสามารถพิมพ์ได้หลายแบบ เช่น อาทิตย์, อา.
9. การพิมพ์เดือน การพิมพ์เดือนสามารถพิมพ์ได้หลายแบบ เช่น January, Jan, Sunday, Sun, มกราคม, ม.ค.
10. การพิมพ์ตัวเลข เช่น 1000 หรือ 1,000 ก็ได้ ส่วนจุดทศนิยม ไม่ต้องพิมพ์ โปรแกรมมีคำสั่งเติมทศนิยมให้เรา
11. การพิมพ์เวลา ให้พิมพ์ 8:30 ห้ามพิมพ์ 8.30 เพราะจะกลายเป็นตัวเลขแบบมีทศนิยม
12. นอกจากการพิมพ์แบบปกติแล้ว อาจจะใช้การพิมพ์แบบอัตโนมัติ เช่น จะพิมพ์ 1- 12 ให้พิมพ์ 1 ช่องเดียวก็พอ คลิกช่อง 1 ชี้เมาส์ที่ตำแหน่งจุดสีดำในเซลล์ กดปุ่ม Ctrl ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้ กดปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากไปทางขวามือหรือลงล่าง
13. เดือน และวันก็สามารถใช้การพิมพ์แบบอัตโนมัติได้เช่นกัน แต่ไม่ต้องกด Ctrl ค้างไว้ขณะลากเมาส์
14. ตัวอย่างการพิมพ์แบบอัตโนมัติเพิ่มเติม Step 1 เมื่อก็อปปี้ก็จะเป็น Step 2, Step 3 ...

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 2146

เมื่อได้พิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว ก่อนที่จะจัดการกับข้อความใน Cells เช่น เปลี่ยนแบบขนาดสีของข้อความ ลบ ย้าย ก็อปปี้ ฯลฯ จะต้องเลือกหรือสร้างแถบสีที่ข้อความเหล่านั้นก่อน ในการเลือกเซลล์หรือสร้างแถบสีสามารถทำได้หลายวิธี
1. การเลือกเพียงเซลล์เดียว เช่น A2 ให้คลิกที่เซลล์นั้น หรือกดปุ่มลูกศรชี้ขึ้น ชี้ลง ซ้าย ขวา ไป ยังเซลล์ที่ต้องการ เซลล์ที่ถูกเลือกจะมีขอบดำ โดยรอบ ดูเซลล์ A2 เป็นตัวอย่าง
2. เลือกหลายๆ เซลล์ ให้คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่เซลล์แรก
3. กดปุ่ม Shift ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้
4. เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์สุดท้ายของกลุ่มข้อมูล แล้วคลิกปุ่มซ้ายของเมาล์ที่เซลล์นั้นๆ จากนั้นก็ ปล่อยปุ่ม Shift การเลือกในลักษณะนี้เหมาะสำหรับข้อมูลที่อยู่ในแนวเดียวกันอยู่ติดๆ กัน
5. การเลือกหลายๆ เซลล์อีกวิธีหนึ่งกรณีที่เซลเหล่านั้นๆ ไม่อยู่ในตำแหน่งติดๆ กัน ให้คลิกปุ่ม ซ้ายของเมาล์ที่เซลล์แรกสุด
6. กดปุ่ม Ctrl ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้ แล้วคลิกเซลล์อื่นๆ ที่ต้องการทั้งหมด จากนั้นจึงปล่อยปุ่ม Ctrl ห้ามเผลอปล่อยปุ่ม Ctrl ก่อนเลือกครบทุกเซลล์ เพราะจะทำให้ต้องเลือกใหม่ทั้งหมด

7. การเลือกทั้ง Sheet เช่น ต้องการกำหนดให้แบบตัวหนังสือทั้งหมดเป็นแบบเดียวกันหรือต้องการลบข้อมูลในชีทนั้นๆ ทั้งหมด ให้เลือกทั้งชีทโดยคลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่มุมชีท ในชีททั้งหมดก็จะกลายเป็นแถบสี แสดงว่าได้ถูกเลือกแล้ว

8. การเลือกเซลล์เป็นคอลัมน์หรือแถว ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์หรือหัวแถว ก็จะปรากฏเป็นแถบสี ทั้งแถวหรือคอลัมน์
9. การยกเลิกการเลือกหรือทำให้แถบสีหายไป ให้คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่เซลล์ใดๆ ก็ได้ หนึ่งครั้ง

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 1741

บทความอธิบายการลบเซลล์หรือลบข้อมูลภายในเซลล์ใดๆ ใน Excel 2010
1. การลบเซลล์ใดๆ เพียงเซลล์เดียว ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่เซลล์นั้นๆ เพื่อเรียกคำสั่งลัด
2. คลิกคำสั่ง ลบ
3. คลิกเลือกลักษณะการลบเซลล์ แล้วคลิกปุ่ม ตกลง (OK)
ตัวเลือกในการลบเซลล์แบบต่างๆ
- เลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย (Shift cells left) ลบเซลล์นั้นๆ แล้วดึงเซลล์ที่อยู่ด้านขวามือเข้ามาแทนที่เซลล์ที่ถูกลบ ผลก็คือ ข้อความที่อยู่ด้านขวามือ จะถูกดึงเข้ามาแทนที่
- เลื่อนเซลล์ขึ้น (Shift cells up) ลบเซลล์นั้นๆ แล้วดึงเซลล์ที่อยู่ด้านล่างเข้ามาแทนที่เซลล์ที่ถูกลบ ผลก็คือ ข้อความที่อยู่ด้านล่างจะถูกดึงเข้ามาแทนที่
- ทั้งแถว (Entire row) ลบเซลล์ทั้งแถวออกไป
- ทั้งคอลัมน์ (Entire Column) ลบเซลล์ทั้งคอลัมน์ออกไป

4. ในการลบเซลล์มากกว่า 1 เซลล์ จะปฏิบัติคล้ายๆ กัน ให้เลือกเซลล์ที่ต้องการ โดยการสร้างแถบสีก่อน อาจเลือกโดยการกดปุ่ม Shift หรือกดปุ่ม Ctrl
5. คลิกปุ่มขวาของเมาล์บริเวณที่ได้สร้างแถบสี เพื่อเรียกคำสั่งลัด แล้วคลิก ลบ

6. การลบเซลล์ต่างจากการลบข้อมูลในเซลล์ ตรงที่การลบเซลล์ จะเป็นการเอาเซลล์นั้นๆ ออกไป แล้วเลื่อนเซลล์ที่อยู่ใกล้ๆ เข้ามาแทนที่ แต่การลบข้อมูลในเซลล์ เซลล์นั้นๆ ก็ยังอยู่ตำแหน่งเดิม ไม่มีการขยับเขยื้อน
7. ถ้าเป็นการลบข้อมูลที่อยู่ภายในเซลล์ใดๆ ก็คลิกคำสั่ง ล้างเนื้อหา (Clear Contents)

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 5904

1. การแทรกเซลล์เพิ่มเข้ามา ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่เซลล์ใดๆ หรือที่คอลัมภ์หรือแถว เพื่อ เรียกคำสั่งลัด
2. คลิกคำสั่ง แทรก (Insert)
3. คลิกเลือกลักษณะการแทรกเซลล์ ซึ่งมีอยู่ 4 แบบ แล้วคลิกปุ่ม OK
ตัวเลือกในการแทรกเซลล์แบบต่างๆ
- เลื่อนเซลล์ไปทางขวา (Shift cells Right) แทรกเซลล์ที่ตำแหน่งนั้นๆ แล้วเลื่อนเซลล์ที่เป็นข้อมูลเดิมไปทางขวามือ ผลก็คือข้อความที่อยู่ในเซลล์นั้นๆ จะถูกเลื่อนไปทางขวามือและเกิดเป็นช่องหรือเซลล์ว่างๆ เข้ามาแทนที่
- เลื่อนเซลล์ลง (Shift cells Down) แทรกเซลล์ที่ตำแหน่งนั้นๆ แล้วเลื่อนเซลล์ที่เป็นข้อมูลเดิมไปด้านล่าง ผลก็คือข้อความที่อยู่ในเซลล์นั้นๆ จะถูกเลื่อนไปด้านล่าง และเกิดเป็นช่องหรือเซลล์ว่างๆ เข้ามาแทนที่
- ทั้งแถว (Entire row) แทรกเซลล์เพิ่มเข้ามาทั้งแถว แถวเดิมจะถูกเลื่อนลง
- ทั้งคอลัมน์ (Entire Column) แทรกเซลล์เพิ่มเข้ามาทั้งคอลัมน์ โดยคอลัมน์เดิมจะถูกเลื่อนไปทางขวามือ
4. ตัวอย่างการแทรกแบบ เลื่อนเซลล์ลง คำว่า รายการจะตกลงไปด้านล่าง
5. ให้ฝึกลองใช้ทุกคำสั่ง เพื่อดูผลการทำงาน