รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

จะเป็นการสมมติสถานการณ์ ต้องการที่จะนับว่า พนักงานแต่ละคนได้ ลากิจ ลาป่วย ขาดหรือ หยุดงาน และมาสายกี่ครั้งในรอบปี เพื่อเป็นข้อมูลในการคัดเลือก พนักงานดีเด่น (และเพิ่มเงินเดือน หรือไล่ออก)

1. ให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง ในการพิมพ์วันที่ เหตุที่ต้องแยกคนละคอลัมน์ เพื่อความสะดวก ในการจัดเรียงข้อมูล
2. เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้วให้คลิกที่ส่วนหัวข้อหรือฟีลด์ (ฟีลด์ คือ ข้อมูลในแต่ละคอลัมน์) ที่ชื่อ “ชื่อพนักงาน” ให้คลิกเลือก ตั้งแต่ฟีลด์ “ชื่อพนักงาน” กดเมาส์ ค้างไว้แล้วลากไป ให้ครอบข้อมูล ทั้งหมด คือจาก A2 ถึง H16 แล้วคลิกคำสั่ง ข้อมูล>>เรียงลำดับ
3. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ให้คลิกแท็ป เรียงเกณฑ์ ในส่วน เรียงลำดับโดย ให้เลือกเป็นชื่อพนักงาน และในส่วน ต่อจากนั้นโดย ให้เลือก วัน และเดือน ตามลำดับ เลือกลักษณะ การเรียง จากน้อยไปหามาก แล้วคลิกปุ่ม ตกลง

4. จะพบว่ารายชื่อพนักงานทั้งหมดจะถูกเรียงในลักษณะ ก ถึง ฮ และกรณีที่ชื่อพนักงานซ้ำกัน ก็ให้เรียงตามวันที่ลากิจ ลาป่วย ขาด หรือมาสาย และหากยังซ้ำ กันอีกก็เรียงตามเดือน ก็สามารถเข้าไป จัดเรียงใหม่ได้
5. คลิกคำสั่ง ข้อมูล>>ผลรวมย่อย เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ในแท็ป กลุ่มแรก ส่วนของ จัดกลุ่มโดย ให้เลือกฟีลด์ที่ ได้จัดเรียงไว้ ให้เลือก เป็น ชื่อพนักงาน ในช่อง คำนวณผลรวม ย่อยสำหรับ ให้คลิกให้มีเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยมเฉพาะหน้า คำว่า ลาป่วย ลากิจ ขาดงาน มาสาย ซึ่งเป็นฟีลด์ที่ ต้องการหาผลรวม ในช่อง ใช้ฟังก์ชั่น ให้คลิกเลือก ผลรวม แล้วคลิก ตกลง ในที่นี้เป็นการสรุปผลข้อมูล โดยแยกตามรายชื่อพนักงาน พร้อมกับรวม จำนวนวัน ลากิจ ลาป่วย ขาดงาน และมาสาย

6. จะพบว่าโปรแกรมจะสรุปให้เรียบร้อยว่าใคร ลาป่วย ลากิจ ขาดงาน มาสาย กี่ครั้งในระยะ เวลานั้น เช่น กานต์ขาดงาน 1 ครั้ง ที่ บรรทัดสุดท้ายจะสรุป ผลลัพธ์ให้ทราบ เป็นผลรวมทั้งหมด ของพนักงานทุกคน
7. ด้านซ้ายมือสุดจะมีปุ่มเครื่องหมายบวกและลบ เครื่องหมายลบ จะเป็นการกำหนด ให้แสดง เฉพาะผลสรุปออกมาเท่านั้น เครื่องหมายบวกจะแสดงราย ละเอียดทั้งหมด

8. อาจพิมพ์ออกมาดูทางเครื่องพิมพ์ก็ได้
9. ถ้าต้องการเพิ่มข้อมูลต่อ ให้ลบ ผลรวมย่อย ออกก่อน โดยคลิกคำสั่ง ข้อมูล>>ผลรวมย่อย แล้วคลิกปุ่ม ลบ

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 18781

ตารางนี้จะสร้างขึ้นเพื่อใช้บันทึกเกี่ยวกับวันที่และเวลาที่นัดหมายไว้
1. อ่านวิธีทำคร่าวๆ ให้ครบทุกข้อก่อนเริ่มงาน แล้วคลิกคำสั่ง แฟ้ม>>ใหม่>>กระดาษคำนวณ เพื่อเริ่มต้นทำงานใหม่ จากนั้น ให้ดูภาพตัวอย่าง แล้วพิมพ์ข้อมูลลงไป เมื่อพิมพ์ข้อมูลครบหมดแล้ว ให้ขยายความกว้างของคอลัมน์ให้ใกล้เคียงกับตัวอย่าง

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 6898

ก็ให้สร้างแถบดำที่เซลล์ที่ได้สร้างตารางไว้ แล้วคลิกคำสั่ง รูปแบบ>>เซลล์ คลิกแท็ป เส้นขอบ อีกครั้งหนึ่ง จากนั้นให้คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมช่องแรกในส่วน จัดเรียงบรรทัด ให้เส้นที่อยู่ข้างในช่อง สี่เหลี่ยมหายไปให้หมด แล้วคลิกปุ่ม ตกลง ออกมา

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1796

ในการดูข้อมูลที่เป็นแผนภูมิหรือกราฟ จะดีกว่าการดูข้อมูลที่เป็นตัวเลขอย่างเดียว เพราะจะช่วย ให้เกิดความเข้าใจและเห็นความ แตกต่างของข้อมูลมากยิ่งขึ้น เช่น เลข 10 กับเลข 100 ถ้าดูผิวเผิน ก็ไม่ค่อยรู้สึกว่ามันแตกต่างหรือมากน้อยกว่ากันมาก แต่ถ้านำ มาสร้างเป็นแผนภูมิหรือกราฟเปรียบเทียบ กันแล้ว จะเห็นว่า เลข 100 แผนภูมิที่ได้จะมากกว่า 10 อย่างเห็นได้ชัด

อีกกรณีหนึ่ง เครื่องวัดความเร็ว ของรถยนต์ที่เป็นแบบตัวเลขกับที่เป็นแบบเข็ม จะให้ความรู้สึกที่ต่างกัน ความ เร็วที่ 180 กม./ชม. เครื่องวัด ความเร็วที่เป็นแบบตัวเลขจะเห็นว่าก็ยังดูเป็นปกติเหมือนไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง แต่ลองมาดู เครื่องวัดความเร็วที่เป็นแบบเข็ม จะ เห็นว่าเข็มได้เคลื่อนที่ออกมาห่างจากจุดเริ่มต้นคือ 0 ค่อนข้างมาก ก็จะทำให้เกิดความรู้สึกว่าเร็วมากว่าถ้าเทียบกับเครื่องวัดที่เป็น แบบตัวเลข

สำหรับข้อมูลที่จะให้นำมาสร้างเป็นแผนภูมิจะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับน้ำหนักและส่วนสูงของนักเรียน
1. เมื่อเข้าโปรแกรม Calc แล้ว ให้คลิกคำสั่ง แฟ้ม>>ใหม่>>กระดาษคำนวณ เพื่อเริ่มต้น สร้างงานใหม่ และก่อนจะเริ่มต้นทำงาน ก็ขอให้อ่านวิธีทำ ตั้งแต่ข้อที่ 1 จนถึงข้อสุดท้ายเสียก่อน เพื่อจะได้ไม่ผิดพลาดเวลาทำงาน

2. ให้ดูจากภาพตัวอย่าง แล้วพิมพ์ข้อมูลลงไปในเซลล์ตามตัวอย่าง

3. เมื่อพิมพ์ข้อมูลต่างๆ เสร็จแล้ว การสร้างแผนภูมิให้ปฏิบัติดังนี้ เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์ A2 กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากมาปล่อยที่เซลล์ C8 เพื่อเลือกข้อมูลที่ต้อง การนำไปสร้างเป็นแผนภูมิ

4. คลิกที่ปุ่ม แทรกวัตถุ จากนั้นเมาส์จะเปลี่ยนรูปเครื่องหมายบวกและมีรูป คล้ายแผนภูมิ ห้อยอยู่ด้วย ก็ให้เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์ A1 กดเมาส์ค้างไว้แล้วลาก ปล่อยที่เซลล์ G12 สำหรับวิธี นี้จะเป็นการกำหนดขนาดของแผนภูมิ ถ้าอยากได้แผนภูมิเล็กๆ ก็วาดกรอบ สี่เหลี่ยมให้เล็กกว่านั้น

5. จะปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาชื่อ รูปแบบแผนภูมิอัตโนมัติ โดยในช่อง ช่วง จะระบุ ช่วง ข้อมูลคือเซลล์ที่ได้เลือกไว้ หากว่าไม่ ถูกต้องก็แก้ไขใหม่ แล้วคลิ กปุ่ม ถัดไป

6. ให้คลิกเลือกชนิดของแผนภูมิตามต้องการ และคลิกเลือกช่อง แสดงองค์ประกอบข้อความ ในตัวอย่างก่อน เพื่อให้แสดงรายละเอียดของแผนภูมิ ในแกน X และแกน Y ในส่วน ชุดข้อมูลใน ให้เลือกเป็น คอลัมน์ แล้วคลิกปุ่ม ถัดไป

7. กรอบข้อความใหม่ที่ปรากฏขึ้นมา ในส่วน เลือกตัวแปรผัน จะให้แสดงแผนภูมิเป็นแบบใด ให้เลือกแบบแรกคือแบบปกติ ส่วนช่อง เส้นตาราง ให้เลือก แกน Y แล้วคลิกปุ่ม ถัดไป

8. ส่วน แสดงผล ให้คลิกเลือก ชื่อแผนภูมิ แล้วพิมพ์ชื่อลงไป “แผนภูมิแสดงส่วนสูง และน้ำหนักของนักเรียน”
9. ส่วน ชื่อแกน ให้คลิกเลือกเฉพาะ แกน X แล้วพิมพ์ “ส่วนสูงและน้ำหนัก” จากนั้นคลิกปุ่ม สร้าง

10. จะได้ภาพออกมาดังรูป แต่จะเห็นได้ว่า ตัวแผนภูมิที่ได้จะบังข้อมูล การย้ายก็ให้ เลื่อนเมาส์ ไปที่ตัวแผนภูมิ กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงด้านล่างหรือด้านข้าง ถ้าต้องการ ลบออกก็ให้คลิกที่แผนภูมิ แล้วกดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์

11. ถ้าต้องการลดหรือขยายขนาดของแผนภูมิ ก็ให้คลิกที่แผนภูมิแล้วเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่ จุดสีดำเล็กๆ ที่มุมใดมุมหนึ่ง เมื่อเมาส์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองหัวแล้ว ก็ ให้กดปุ่มเมาส์ค้างไว้และลาก เข้าเพื่อลดขนาดหรือลากออกเพื่อขยายขนาดแผนภูมิ