รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

1. การก็อปปี้เซลล์เพียงเซลล์เดียว ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่เซลล์ที่ต้องการ เมื่อปรากฏ คำสั่งลัดขึ้นมาแล้ว ให้คลิกปุ่มซ้ายของ เมาส์ที่คำสั่ง คัดลอก (หาก ต้องการย้ายให้คลิกที่คำสั่ง ตัด )

2. ให้เลื่อนเมาส์ไปยังช่องที่ต้องการนำข้อมูลไปวาง แล้วคลิกปุ่มขวาของเมาส์ คลิกที่คำสั่ง วาง หากต้องการก็อปปี้ข้อมูลนั้นๆ ไปไว้ใน ช่องอื่นๆ อีก ก็เลื่อน เมาส์ไปยังช่องที่ต้องการ แล้วปฏิบัติ คล้ายๆ กัน

3. ข้อความที่คัดลอกมา จะถูกวางในเซลล์นั้นๆ ที่ได้เลือกไว้

4. การก็อปปี้เซลล์มากกว่าหนึ่งเซลล์ก็ปฏิบัติคล้ายๆ กัน สร้างแถบดำข้อมูลที่ต้องการ เรียก คำสั่งลัดโดยการคลิกปุ่มขวา คลิกเลือก คำสั่ง คัดลอก (หาก ต้องการย้ายให้คลิกที่คำสั่ง ตัด ) เลื่อนเมาส์ไป ยังช่องที่ต้องการ เรียกคำสั่งลัดแล้วเลือกคำสั่ง วาง ข้อมูลทั้งหมด จะถูกวางในเซลล์ที่ได้เลือกไว้

5. การก็อปปี้เซลล์ทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์ก็ปฏิบัติเช่นเดียวกัน คลิกที่ส่วนหัวแถว 1, 2, 3...หรือคอลัมน์ A, B, C... หรือเลือก ข้อมูลโดยคลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่ส่วน หัวแถวหรือคอลัมน์ เลือกคำสั่ง คัดลอก (หากต้องการย้ายให้คลิกที่คำสั่ง ตัด )

6. เลื่อนเมาส์ไป ยังหัวแถวหรือหัวคอลัมน์ที่ต้องการ คลิกปุ่มซ้ายที่หัวแถว แล้วคลิกปุ่มขวา เพื่อเรียกคำสั่งลัด แล้วเลือกคำสั่ง วาง

7. ข้อความที่คัดลอกมา จะถูกวางทั้งแถว

8. การก็อปปี้ข้อมูลข้ามแผ่นงาน ให้เลือกข้อมูลที่ต้องการ คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่ตำแหน่งที่ ต้องการ เมื่อปรากฏคำสั่งลัดขึ้นมาแล้ว ให้คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่ คำสั่ง คัดลอก

9. แล้วให้คลิกที่แผ่นงานที่จะนำข้อมูลไปเก็บไว้ จากนั้นคลิกที่เซลล์ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่มขวา คลิกคำสั่ง วาง

10. การก็อปปี้โดยการลากเมาส์ การก็อปปี้ในลักษณะนี้จะใช้กับข้อมูลที่อยู่ในแนวเดียวกัน เช่น ก็อปปี้จากเซลล์ C1 ถึง C3 ให้ คลิกที่เซลล์ C1 เลื่อนเมาส์ไปที่ มุมล่างขวาของเซลล์ เมื่อเมาส์เปลี่ยน รูปเป็นเครื่องหมายบวกแล้ว ให้กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ ลาก ลงไปที่เซลล์ C3 แล้วปล่อยเมาส์

11. โปรแกรมจะทำการคำนวณแทนที่สูตรให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์สูตรเข้าไปอีก โดยสังเกต ได้จาก แถบสูตร ที่คัดลอกมาจะเปลี่ยน เซลล์ให้อัตโนมัติ

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1224

การเปลี่ยนแบบของตัวหนังสือใน Office Calc
1. คลิกที่เซลล์ A1 หรือสร้างเป็นแถบดำกรณีที่ต้องการเปลี่ยนแบบตัวหนังสือมากกว่า 1 เซลล์ ที่พิมพ์ว่า “แบบตัวหนังสือ”

2. คลิกปุ่ม Font ที่แถบเครื่องมือ จากนั้นให้คลิกที่แบบตัวหนังสือที่ต้องการ สำหรับข้อมูล ที่เป็นภาษาไทยจะต้องเลือกแบบตัว หนังสือที่เป็นภาษาไทยด้วย เช่น AngsanaUPC, CordiaUPC มิฉะนั้นจะปรากฏเป็นตัวหนังสือแบบแปลกๆ อ่านไม่ออก

การเปลี่ยนขนาดตัวหนังสือ
1. คลิกที่เซลล์ A1 แล้วคลิกที่ช่อง ขนาดตัวอักษร จากนั้นให้คลิกที่ขนาดตัวหนังสือ ตามต้องการ กรณีที่ไม่ต้องการใช้ขนาดที่ โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ก็ สามารถพิมพ์ขนาดที่ต้องการได้ เช่น 15 เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วก็กดปุ่ม Enter

การเปลี่ยนสีของตัวหนังสือ
1. คลิกที่เซลล์ B1 แล้วคลิกปุ่ม สีตัวอักษร ที่แถบเครื่องมือ แล้วคลิกสีที่สีที่ต้องการ สีตัวอักษร จะเปลี่ยนไปตามที่ได้เลือกไว้

การเปลี่ยนเป็นตัวหนา ตัวเอียงหรือตัวขีดเส้นใต้
1. คลิกที่เซลล์ A2 แล้วคลิกปุ่ม ตัวหนา ตัวเอียง หรือ ตัวขีดเส้นใต้ การยกเลิกก็คลิกซ้ำ ที่ปุ่มนั้นๆ อีกครั้งหนึ่งก็จะเป็นการยกเลิก หากต้องการข้อความทั้ง หนาและขีดเส้นใต้ ก็คลิกปุ่ม 2 ปุ่ม คือ หนาและขีดเส้นใต้

หมายเหตุ
ในการเปลี่ยนแบบตัวหนังสือ ขนาด ตัวหนา ตัวเอียง สี สามารถเปลี่ยนได้อีกวิธีหนึ่งก็คือ
1. คลิกปุ่มขวาที่เซลล์ A1 แล้วคลิกที่คำสั่ง รูปแบบเซลล์

2. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ให้คลิกที่แท็ป ตัวอักษร การเปลี่ยนแบบตัวหนังสือ หรือตัวอักษร ก็ให้คลิกที่แบบตัวหนังสือ ที่ต้องการ คลิกเลือกขนาด คลิกเลือกรูปร่างของตัวพิมพ์ เป็นตัวปกติ ตัวหนา ตัวเอียง หรือตัวหนาเอียง แล้วคลิกที่สีตัวอักษรที่ ต้องการ โดยจะแสดงลักษณะของ ตัวอักษรที่เราเลือกไว้ด้วย แล้วคลิกปุ่ม ตกลง สำหรับวิธีนี้จะเป็นประโยชน์มาก เพราะสามารถเปลี่ยน ทีเดียวได้ทั้งหมด

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1574

โดยปกติข้อความจะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายเซลล์ ตัวเลขจะอยู่ด้านขวา
1. คลิกที่เซลล์ A2 แล้วคลิกปุ่มจัดกลาง เพื่อจัดให้อยู่ตรงกลางเซลล์
2. คลิกที่เซลล์ B2 แล้วคลิกที่ปุ่มจัดขวา เพื่อจัดให้อยู่ด้านขวาของเซลล์
3. สร้างแถบดำ A1 ถึง C1 แล้วคลิกปุ่มจัดกลาง

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1167

ในการคำนวณสามารถคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร หรือใช้สูตรช่วยในการคำนวณได้อีกด้วย เพื่อเพิ่มความสะดวกในการคำนวณสิ่งที่แตกต่างจากการคำนวณที่เรา คิดและเขียนลงบน กระดาษก็คือ การแสดงผลลัพธ์ หากเป็นการคำนวณบน กระดาษ เช่น 25x5 = 125 ถ้าเปลี่ยนจากตัวเลข 25x5 เป็น 25x50 ในโปรแกรม Calc ก็จะทำการคำนวณให้อัตโนมัติ เพียงแต่ลบเลข 5 ออกแล้วพิมพ์ 50 เข้าไปแทนเท่านั้น ต่างจากการทดบนกระดาษ ตัวเลขเปลี่ยนก็ต้องเริ่มคำนวณกันใหม่ ซึ่ง เครื่องหมาย บวก ลบ คูณ หาร จะแตก ต่างจากเครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร ในทางคณิตศาสตร์เล็กน้อย

การ บวก ลบ คูณ หาร
1. เข้าโปรแกรม Calc จะปรากฏเซลล์ว่าง ๆ ให้พิมพ์ตัวเลขลงไปในเซลล์ตามตัวอย่าง เพื่อหาผลบวก ผลลบ ผลคูณ และผลหาร

2. ในการหาผลบวกทำได้ 2 วิธี เช่น ต้องการนำตัวเลข 24 กับ 35 มาบวกกัน ให้คลิกที่เซลล์ D2 แล้วพิมพ์ =24+35 เมื่อกด Enter ก็จะได้คำตอบเท่ากับ 59 ( หลายๆ คนมักจะลืมพิมพ์เครื่องหมาย เท่ากับ(=) ขอย้ำว่า ห้ามลืม ไม่เช่นนั้นโปรแกรมจะคำนวณไม่ได้)

3. ให้คลิกที่เซลล์ D2 อีกครั้ง กด Delete ลบผลบวก 59 ออกไปก่อน แล้วพิมพ์ =B2+C2 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 59 เช่นเดียวกัน การคำนวณใน Calc จะไม่นำตัว เลขมาบวกกันตรงๆ (=24+35) แต่จะนำตำแหน่งที่เก็บตัวเลขหรือเซลล์ที่มีตัวเลขมาบวกกัน =B2+C2 B2 ก็คือ 24 และ C2 ก็คือ 35 นั่นเอง ข้อดีในการบวกกัน ลักษณะนี้จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการแก้ไขข้อมูล และความรวดเร็ว ในการคำนวณ เช่น หากมีการเปลี่ยนตัวเลขในเซลล์ B2 จาก 24 เป็น 30 ในเซลล์ผลรวม ที่คำตอบ เดิมเท่ากับ 59 ก็จะเปลี่ยนเป็น 65(เป็นผลลัพธ์จาก 30+35) โดยอัตโนมัติ

4. ในการหาผลบวกของตัวเลขอื่นๆ คือ 100+200, 325+247 และ 580+950 ก็พิมพ์สูตร ลงไปตามตัวอย่าง พิมพ์แต่ละเซลล์แล้ว กด Enter

5. จากตัวอย่างมีการบวกกันแค่ 4 ชุดเท่านั้น แต่ในการใช้งานจริงๆ จะมีตัวเลขมากกว่านี้ ในการพิมพ์สูตร จึงมักจะพิมพ์สูตร เพียงเซลล์เดียว โดยหาผลบวก เฉพาะในเซลล์ D2 แล้วใช้วิธี ก็อปปี้สูตร ให้ลบผลบวกในเซลล์ D3 D4 และ D5 ออกเสียก่อน แล้ว คลิกที่เซลล์ D2 เลื่อนเมาส์ไปยัง จุดมุมล่างขวาของเซลล์ เมื่อ เมาส์เปลี่ยนรูปเป็นเครื่องหมายบวกแล้ว ให้กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้าง ไว้ ลากเมาส์ลงด้านล่างถึงเซลล์ D5 แล้วปล่อยเมาส์จากนั้นก็คลิกที่ว่างๆ เพื่อให้แถบดำหายไป จะพบว่า โปรแกรมจะทำการคำนวณ ผลรวมออกมาได้ถูกต้อง อาจตรวจสอบความถูกต้อง เช่น คลิกที่เซลล์ D4 แล้วดูสูตรที่แถบสูตร จะเท่ากับ B4+C4 (ในการก็ อปปี้ โปรแกรมจะเลื่อนมาคำนวณในแถวนั้นๆ ให้อัตโนมัติ) หรือ 325+247=572 ซึ่งก็เป็นคำตอบที่ถูกต้อง

6. การหาผลลบ ผลคูณ และผลหาร ก็คิดว่าคุณผู้อ่านคงจะนึกออกแล้วว่าต้องคำนวณอย่างไร
- การหาผลลบ ให้คลิกที่เซลล์ I2 พิมพ์สูตร =G2-H2 แล้วก็อปปี้สูตรลงด้านล่างถึงเซลล์ I5
- การหาผลคูณ ให้คลิกที่เซลล์ D8 พิมพ์สูตร =B8*C8 กด Enter แล้วก็อปปี้สูตรลงด้านล่าง
- การหาผลหาร ให้คลิกที่เซลล์ I8 พิมพ์สูตร =G8/H8 กด Enter แล้วก็อปปี้สูตรลงด้านล่าง

7. หลังจากคำนวณหาผลบวก ผลลบ ผลคูณ และผลหาร ครบหมดแล้ว ให้บันทึกงานเก็บไว้ โดยคลิกคำสั่ง แฟ้ม>>บันทึก ในกรอบข้อความที่ปรากฏขึ้น มา ให้ตั้งชื่อไฟล์ เช่น Calc01 แล้วคลิกปุ่ม Save (จะเป็นไฟล์นามสกุล.sxc)

8. เพื่อความเข้าใจมากยิ่งขึ้นให้ฝึกคำนวณเพิ่มเติมจากแบบฝึกหัดด้านล่าง โดยคลิกที่ แผ่นงาน 2 แล้วพิมพ์ข้อมูลตามตัวอย่าง ซึ่งจะเป็นรายการผลไม้ที่ต้องซื้อ ผู้ซื้อมีอยู่ 6 คน ตั้งงบไว้ 1,200 บ. ในการคำนวณ หากผลรวมเงินทั้งหมดในเซลล์ E9 มากกว่า 1,200 ก็ไปลดจำนวนผลไม้ เช่น ลดจากซื้อส้ม 10 กิโล เหลือ 7 กิโล โดยคลิกที่เซลล์ C3 พิมพ์ 7 ลงไป แล้วกด Enter โปรแกรม ก็จะคำนวณข้อมูลทั้งหมดให้ใหม่ซึ่งจะพบว่าค่อนข้างสะดวกมาก เพราะเราสามารถเปลี่ยนตัวเลข จำนวน กิโลของผลไม้ ที่จะซื้อได้ตาม ต้องการ ทำให้สามารถวางแผนการซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก สะดวก รวดเร็วกว่าใช้เครื่องคิดเลขหลายร้อยเท่า และเมื่อได้ คำนวณเสร็จแล้ว ให้บันทึกงานนี้ไว้อีกครั้ง โดยคลิกคำสั่ง แฟ้ม>>บันทึก