รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

เมาส์เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สำคัญที่จะขาดไม่ได้ สำหรับการใช้เมาส์ในโปรแกรมนี้ ในขณะ ที่ทำงานเมาส์ก็อาจจะมีการเปลี่ยนรูปร่าง เมื่อเคลื่อนเมาส์ไป ตามตำแหน่างต่างๆ ซึ่งก็จะมี ความหมาย ดังนี้
1. สำหรับการเลือกเซลล์หรือช่อง โดยการคลิกที่ช่องหรือเซลล์ที่ต้องการ

2. สำหรับการพิมพ์ข้อมูลตามต้องการ โดยการคลิกที่บริเวณนั้นๆ แล้วพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ

3. สำหรับการย้ายข้อมูลไปยังเซลล์อื่น โดยการกดปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากออกไปยังเซลล์ ที่ ต้องการ

4. สำหรับการก็อปปี้ข้อมูล โดยการกดปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากออก

5. สำหรับการขยายความกว้างของคอลัมน์ โดยการกดปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากออกไปทางขวาเพื่อ ขยาย หรือไปทางซ้ายเพื่อลดความกว้างของคอลัมน์

6. สำหรับการขยายความสูงของแถว โดยการกดปุ่มซ้ายค้างไว้แล้วลากขึ้นไปด้านบนเพื่อลด หรือไปด้านล่างเพื่อขยายความสูงของเแถว

การใช้เมาส์ในลักษณะต่างๆ
1. Click การคลิกเป็นการกดปุ่มซ้ายของเมาส์ 1 ครั้ง
2. Double Click การดับเบิ้ลคลิกเป็นการกดปุ่มซ้ายของเมาส์ติดๆ กัน 2 ครั้ง เร็วๆ
3. Drag & Drop การแดรกแอนด์ดร็อบ เป็นการลากแล้วปล่อย โดยการเลื่อนเมาส์ไปชี้ ที่วัตถุใดๆแล้วกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ จากนั้นให้เคลื่อน เมาส์ออกไปยังตำแหน่งต่างๆ บนจอ
4. Right Click การคลิกปุ่มขวา เป็นการเรียกคำสั่งลัด ให้ปรากฏขึ้นมา โดยมากคำสั่ง ต่างๆ ที่ปรากฏขึ้นมาจะเป็นคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในขณะนั้น เช่น คลิกปุ่มขวา ที่เซลล์ที่มี ข้อความอยู่ ก็จะปรากฏคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการกับข้อความ ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสะดวกและ รวดเร็วในการทำงาน ไม่ต้องไปคลิกคำ สั่งที่แถบเมนู

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1265

นอกจากการใช้เมาส์ในการทำงานแล้ว ก็ยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ช่วยในการทำงานได้ เช่น
1. ปุ่มลูกศร สำหรับการเลือกเซลล์ที่ต้องการนอกจากการคลิกด้วยเมาส์ แล้วก็ยังสามารถ กดปุ่มลูกศร เลื่อนไปทางด้านซ้าย ขวา บน หรือล่างเพื่อไปยัง เซลล์ที่ต้องการได้เช่นกัน

2. ปุ่ม Home เพื่อไปยังข้อมูลตัวแรกที่ได้พิมพ์ไว้

3. ปุ่ม End เพื่อไปยังข้อมูลตัวสุดท้ายที่ได้พิมพ์ไว้

4. ปุ่ม Delete สำหรับการลบข้อมูลในเซลล์ ให้กดปุ่มนี้

5. ปุ่ม Esc สำหรับการยกเลิกการป้อนข้อมูลในขณะนั้น

6. ปุ่ม Tube สำหรับการเปลี่ยนภาษาไทยเป็นอังกฤษหรืออังกฤษเป็นไทย

7. ปุ่ม เครื่องหมายเท่ากับ สำหรับการพิมพ์สูตรหรือข้อมูลที่ต้องการบวก ลบ คูณ หรือหาร จะต้องพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับก่อน เช่น ต้องการหาผลบวกระหว่าง 20 + 15 ก็ให้คลิกที่เซลล์ ใดๆ ที่ต้องการ แล้วพิมพ์ =20+15 แล้วกดปุ่ม Enter ก็จะได้ผลบวกออกมาคือ 35

8. ปุ่ม Enter สำหรับให้โปรแกรมนำข้อมูลที่ป้อนเข้าไปประมวลผล

9. ปุ่ม ตัวเลข ปุ่มตัวเลขจะอยู่ด้านขวาสุดของแป้นพิมพ์ สำหรับการป้อนตัวเลข

10. ปุ่ม เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร ปุ่มจะอยู่ด้านขวาของแป้นพิมพ์ สำหรับการ คำนวณ จะต้องใช้ปุ่มต่างๆ เหล่านี้

11. ปุ่ม Spacebar ปุ่มสเปซบาร์ ปุ่มที่ยาวที่สุด สำหรับการวรรค เวลาพิมพ์ข้อมูล

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1300

การสร้างไฟล์แม่แบบใน Office Calc
เป็นการกำหนดค่ามาตรฐานให้กับไฟล์หรือแฟ้มงานที่มีการเรียกใช้บ่อยๆ เวลาจะเรียกใช้ จะได้ไม่ต้องกำหนดอีก
1. เมื่อเข้าโปรแกรม Calc แล้ว ให้กำหนดค่า โดยการคลิกคำสั่ง รูปแบบ>>ลักษณะรายการ

2. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมา ให้คลิกปุ่ม ดัดแปลงและแก้ไข

3. คลิก แท็ปตัวเลข ให้กำหนดเกี่ยวกับตัวเลขต่างๆ เช่นรูปแบบของวันที่ รูปแบบตัวเลข สกุลเงินและอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข
ในช่อง ภาษา ให้เลือกเป็น อังกฤษ(อังกฤษ) เพราะต้องการให้การแสดงตัวเลขเป็นแบบอังกฤษ เช่น วันที่ จะเรียงเป็น วัน เดือน ปี ส่วนในช่อง ประเภท ให้ เลือกทั้งหมด
ในช่อง รูปแบบ ให้เลือก General หรือหากต้องการกำหนดทีละตัวก็ได้เช่นกัน
ในส่วน ตัวเลือก ให้กำหนดเกี่ยวกับลักษณะตัวเลขทศนิยม ในช่อง จุดทศนิยม ให้ใส่จำนวนเลขทศนิยมที่ต้องการลงไป เช่น หากเลือกเป็น 0 คือไม่มีทศนิยม หรือหากเลือกเป็น 2 จะมีทศนิยมตามมาเป็น 2.00 ส่วนช่อง การนำศูนย์ กำหนดให้ตัวเลข ที่มีค่าน้อยกว่า 1 มีเลขศูนย์นำกี่ตัว เช่นถ้าเลือก 1 จะเท่ากับ 0.2 ส่วนช่อง ตัวเลขติดลบสีแดง กำหนดให้ตัวเลขที่ติดลบแสดงตัวเลข เป็นสีแดง ให้คลิกเลือกแต่หากไม่ต้องการก็คลิกให้เครื่องหมายถูกหายไปเพื่อยกเลิก ส่วนช่อง ตัวคั่นจำนวนพัน กรณีที่จะให้มีตัวคั่น คือ คอมม่า คั่นตัวเลขที่อยู่ในหลักพัน เช่น 1,200 ให้คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมหน้าตัวเลขติดลบสีแดงและตัวคั่นจำนวนพัน เพื่อ เลือก

4. จากนั้นคลิก แท็ปตัวอักษร เป็นการกำหนดเกี่ยวกับตัวอักษรที่จะใช้
ในช่อง ตัวอักษร ให้เลือกตัวอักษรที่คิดว่าจะใช้บ่อยๆ เช่น AngsanaUPC
ในช่อง รูปร่างของตัวพิมพ์ ให้เลือก ปกติ
ในช่อง ขนาด เลือกเป็น 14 หรืออาจจะมากหรือน้อยกว่านี้ตามต้องการ
ในช่อง สีตัวอักษร เลือก สีดำ ตามที่กำหนดมา
ในช่อง ภาษา ว่างเอาไว้ ไม่ต้องเลือกก็ได้
โดยจะแสดงตัวอย่างตัวอักษรที่เราได้เลือกไว้ทางด้านล่าง

5. หากกำหนดเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม ตกลง แล้วก็คลิก ตกลง อีกครั้ง

6. เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกคำสั่ง แฟ้ม>>บันทึก เพื่อบันทึกงานเก็บไว้ ให้คลิก เลือกที่เก็บ พิมพ์ชื่อไฟล์ลงไป คือ แม่แบบ1 ในส่วน Save as type ให้เลือก แม่แบบกระดาษคำนวณ PladaoOffice 2.0 แล้วคลิกปุ่ม Save จากนั้นให้ปิดไฟล์แม่แบบ

7. หากจะเรียกใช้งาน ให้คลิกคำสั่ง แฟ้ม>>ใหม่>>แม่แบบและเอกสาร จากนั้น ให้คลิก เลือกที่เก็บไฟล์แม่แบบ แล้วคลิกปุ่ม เปิด จะเปิดหน้า ใหม่ขึ้นมา โดยเมื่อเริ่มทำงาน จะมีลักษณะ ตัวอักษรและตัวเลขหรืออื่นๆ ตามที่เรากำหนดไว้ในไฟล์แม่แบบ ก็จะสามารถ ใช้งานได้โดยไม่ต้อง กำหนดส่วนอื่นๆ อีก นอกเสียจากต้องการจะเปลี่ยนแปลงส่วนใด ก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ เมื่อทำงาน เสร็จ ก็บันทึกตามชื่อที่ต้องการ

Details: Category: คู่มือใช้งาน PladaoOffice Calc; Hits: 1526

การพิมพ์ข้อความ
การพิมพ์ข้อความจะมี 2 แบบ พิมพ์ข้อความภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ให้กดปุ่ม Tube เพื่อสลับเปลี่ยนภาษาได้เช่นเดียวกับ โปรแกรมอื่นๆ ที่ใช้ในการพิมพ์ เพียงแต่เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์ที่ ต้องการ คลิกเมาส์และพิมพ์ข้อความตามต้องการ พิมพ์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter แล้วกดปุ่มลูกศร เพื่อเลื่อนเมาส์ไปยังเซลล์อื่น เพื่อ พิมพ์ข้อความ

พิมพ์ข้อความลงในเซลล์ตามตัวอย่าง ในกรณีที่ข้อมูลเป็นภาษาไทยจะต้องกดปุ่ม Tube เพื่อเปลี่ยนภาษาเสียก่อนเมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ก็กดปุ่มลูกศรเพื่อเลื่อนไป ยังช่องต่อไป หรืออาจคลิกที่ช่อง นั้นๆ เลยก็ได้ แล้วจึงพิมพ์ข้อความ

การพิมพ์วันที่ เดือน เวลา ตัวเลข ลงในเซลล์
การพิมพ์เดือนสามารถพิมพ์ได้หลายแบบ เช่น January, Jan, Sunday, Sun, มกราคม, ม.ค., อาทิตย์, อา. เป็นต้น

ตัวอย่างการพิมพ์วันที่ เดือน
1. การพิมพ์วันที่สามารถเลือกว่าจะให้แสดงออกมาเป็นตัวเลขไทยหรือตัวเลขอารบิค ซึ่งต้อง กำหนดรูปแบบก่อน โดยคลิก ที่มุมซ้ายบนสุดของตาราง เพื่อเลือก เซลล์ทั้งหมด คลิกคำสั่ง รูปแบบ>> เซลล์ เพื่อกำหนด หรือถ้าหากว่าได้สร้างไฟล์แม่แบบไว้ตั้งแต่แรก ก็เปิดไฟล์นั้นขึ้นมาใช้ได้เลย ไม่ต้อง กำหนดอีก

2. คลิกแท็ป ตัวเลข ในช่อง ภาษา ปกติจะกำหนดมาเป็นค่าเริ่มต้น ทำให้รูปแบบของวันที่ ที่ได้เป็นตัวเลขไทยทั้งหมด ให้คลิกที่ช่องนี้ก่อนเพื่อเปลี่ยนภาษา ให้เลือกแบบ อังกฤษ(อังกฤษ) เพราะต้องการให้วันที่ เป็นแบบ วัน เดือน ปี คือ 31/12/2003 เช่น ส่วนแบบ อังกฤษ(อเมริกา) จะนำเดือนขึ้นก่อน เป็น เดือน วัน ปี คือ 12/31/2003 จากนั้นกลับมาเลือกรูปแบบของวันอีกครั้ง ในช่อง ประเภท ให้เลือก วัน, ช่อง รูปแบบ ให้เลือกรูปแบบของวันที่ตามต้องการ คือ 31/12/56 จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง

3. ให้พิมพ์วันที่ เดือน ปี ลงไป โดยพิมพ์ 09/10/2546 ผลลัพธ์จะได้เป็น 09/10/03

4. การพิมพ์ตัวเลข อาจพิมพ์ได้สองแบบ แบบแรกพิมพ์ตัวเลขอย่างเดียวไม่ต้องมีเครื่องหมาย คอมม่า เพราะสามารถใส่เครื่องหมาย คอมม่าคั่นหลักพันได้ แบบ ที่2 พิมพ์โดยมีเครื่องหมายคั่นหลักพัน

5. การพิมพ์เวลา ต้องพิมพ์ในลักษณะนี้ เช่น เวลาแปดนาฬิกาสามสิบนาที จะต้องพิมพ์ 8:30 ห้ามพิมพ์ 8.30 เพราะ 8.30 เป็นตัวเลขแบบทศนิยม