รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

บทความแนะนำให้รู้จักโปรแกรม Excel 2010 ความสามารถของโปรแกรม ประโยชน์ของโปรแกรมนี้ ..

Excel 2010 เป็นโปรแกรมประเภทเสปรดชีท สำหรับงานคำนวณในลักษณะต่างๆ เช่น การคำนวณ รายรับรายจ่าย ด้านบัญชี คณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์ ฯลฯ การสร้างตาราง กราฟแผนภูมิ การจัดเก็บข้อมูล เป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์และจำเป็นต้องใช้ในสำนักงานหรือหน่วยงานต่างๆ หรืองานใดๆ ก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ

โปรแกรมนี้ช่วยให้การคำนวณสะดวกกว่าการคิดคำนวณด้วยเครื่องคิดเลขหรือคิดคำนวณเองด้วยสมองมนุษย์อย่างไร ลองดูภาพประกอบ 2 ภาพเปรียบเทียบกัน การคำนวณในกระดาษและคำนวณในหน้าจอ Excel 2010
1. กรณีเป็นการคำนวณในกระดาษ การบวกลบ คูณ หาร เราต้องทำการคิดคำนวณใหม่ เมื่อมีการเปลี่ยนตัวเลขในกระดาษ ทำให้เสียเวลามาก
2. ในขณะที่การคำนวณในโปรแกรม Excel 2010 นั้น เมื่อเปลี่ยนตัวเลขก็จะทำให้ผลลัพธ์เปลี่ยนอัตโนมัติ เช่น จำนวนโน้ตบุ๊คต้องการซื้อเพียง 5 เครื่องเท่านั้น ก็ลบตัวเลข10 ออกไป พิมพ์ 5 เข้าไป โปรแกรมจะคำนวณให้ใหม่ทันที โดยไม่ต้องคิดคำนวณใหม่แต่อย่างใด
3. ตัวเลขที่นำมาเป็นตัวอย่างในการคิดคำนวณนี้ เป็นตัวเลขง่ายๆ แต่การทำงานจริงๆ แล้ว มีตัวเลขมากกว่านี้ ความซับซ้อนมากกว่านี้ เช่น มีพนักงานในบริษัทเป็นร้อยคน การคิดคำนวณเงินทำงานล่วงเวลา หรือจ่ายเงินเดือน หักเงินเดือน สามารถหาผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว และยังง่ายกับการจัดทำเป็นรายงานออกมาด้วยเช่นกัน

การใช้งานในชีวิตประจำวัน ถ้าไม่ได้ทำธุรกิจส่วนตัวแล้ว หรืองานด้านบัญชี โอกาสใช้งานโปรแกรมนี้ก็จะน้อยมาก เพราะไม่มีตัวเลขอะไรให้ต้องคิดคำนวณ

ความสามารถของโปรแกรมนี้ในด้านอื่นๆ

นอกจากการคิดคำนวณแล้ว การใช้งานด้านอื่นที่โดดเด่นก็คือการสร้างแผนภูมิ สร้างกราฟ การจัดทำเอกสารที่ต้องมีการคำนวณตัวเลขอย่างใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ซึ่งเราอาจสร้างเป็นไฟล์แม่แบบไว้ สามารถพิมพ์ชื่อสินค้าลงไป และสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้เลย

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 2785

หน้าจอของ Excel 2010 มีส่วนประกอบต่างๆ ดังนี้
1. Title Bar ไตเติ้ลบาร์เป็นส่วนแสดงชื่อของโปรแกรมสามารถย้ายที่ได้โดยการลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
2. Control Button ปุ่มควบคุมหน้าจอโปรแกรม Excel 2010 มี 3 แบบด้วยกัน จะมีสองระดับ ตัวนอกสุดสำหรับจัดการกับหน้าจอโปรแกรม Excel 2010 ส่วนด้านในจะเป็นปุ่มควบคุมเอกสารที่กำลังใช้งานอยู่ในขณะนั้น ถ้าคลิกปิด (X) ก็จะปิดเฉพาะหน้าจอเอกสารนั้นๆ ไม่ได้ปิดโปรแกรม
- Minimize Button มินิไมซ์บัทท่อน เป็นปุ่มสำหรับลดขนาดวินโดว์ให้เป็นไอคอนไว้ที่ทาสก์บาร์
- Maximize Button แมกซิไมซ์บัทท่อน เป็นปุ่มสำหรับขยายขนาดวินโดว์ให้เต็มจอคอมพิวเตอร์
- Close Button โคลสบัทท่อนเป็นปุ่มสำหรับปิดหน้าจอโปรแกรม หรือไฟล์เอกสารที่เปิดใช้งานอยู่
3. Column คอลัมน์ เป็นการแบ่งชีทออกเป็นช่องๆ สำหรับพิมพ์ข้อมูลในแนวตั้ง คอลัมน์จะเริ่มตั้งแต่ A, B, C ...
4. Row โรว์ เป็นแถวหรือบรรทัด จะเริ่มตั้งแต่แถวที่ 1, 2, 3...
5. Cell เซลล์ เป็นตำแหน่งที่คอลัมน์และแถวตัดกัน สามารถป้อนข้อมูลลงในช่องต่างๆ เหล่านี้ได้ การเรียกชื่อเซลล์ จะเรียกชื่อคอลัมน์ก่อนแล้วเรียกชื่อแถว เช่น B2 ก็หมายถึงตำแหน่งของเซลล์ที่อยู่ที่ คอลัมน์ชื่อ B แถวที่ 2
6. Quick Access Toolbar คำสั่งด่วน รวมคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ปกติจะมีปุ่ม Save ปุ่มเลิกทำ และปุ่มทำอีกครั้ง เราสามารถเพิ่มคำสั่งหรือปุ่มได้ตามต้องการ
7. แฟ้ม คำสั่งจัดการกับไฟล์ สร้างไฟล์ใหม่ พิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ เป็นต้น
8. Ribbon รายการคำสั่ง ช่วยในการทำงานใน Excel 2007
9. ปุ่มแสดงหรือซ่อนริบบอน
10. Worksheet Area พื้นที่ทำงาน สำหรับการพิมพ์ข้อมูล พิมพ์สูตรต่างๆ วางภาพในชีท
11. Scroll Bar แถบเลื่อนดูข้อมูลมีสองด้าน แนวตั้งด้านขวามือและแนวนอนด้านล่าง
12. Sheet Tab เป็นการแบ่งชีทเป็นหน้าๆ คล้ายหน้ากระดาษในหนังสือ เผื่อไว้สำหรับการป้อนข้อมูลที่มีจำนวนมาก และซับซ้อนมีหลายประเภทแต่สัมพันธ์กัน ต้องมีการนำตัวเลขมาคำนวณร่วมกัน เช่นมีร้าน 20 สาขา ต้องการนำผลรวมรายรับรายจ่ายมาคิดคำนวณตัวเลขร่วมกัน ก็แยกแต่ละสาขาไว้คนละชีท
13. ซูม ย่อหรือขยายหน้าจอ
14. มุมมองเอกสาร มีหลายแบบ เช่น มุมมองปกติ เค้าโครงหน้ากระดาษ และแสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า
15. ข้อมูลที่ได้ป้อนในเซลล์ต่างๆ ข้อมูลที่เป็นตัวเลข กรณีคิดคำนวณ
16. ข้อมูลอาจจะมีข้อมูลอื่นๆ เช่น แผนภูมิ ภาพ หรือภาพที่วาดเอง ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 3974

คำสั่งจัดการกับแฟ้มหรือไฟล์งานที่สร้างด้วย Excel 2010 จะอยู่ในคำสั่ง แฟ้ม
1. บันทึก (Save) คำสั่งบันทึกไฟล์งานเก็บไว้ หลังจากได้ทำงานใน Excel เสร็จแล้ว
2. บันทึกเป็น (Save As) บันทึกไฟล์งานของ Excel ไปใช้งานแบบต่างๆ เช่น นำไปใช้กับ Excel รุ่นเก่าหรือ เป็นรูปแบบอื่นๆ
3. เปิด (Open) คำสั่งเปิดไฟล์งานที่เคยสร้างไว้
4. ปิด (Close) คำสั่งปิดไฟล์งานที่กำลังเปิดในขณะนั้น
5. ข้อมูล แสดงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ที่กำลังเปิดอยู่ในขณะนั้น ขนาดของไฟล์ วันที่สร้าง ฯลฯ
6. ล่าสุด ดูรายชื่อไฟล์ที่มีการเรียกใช้งานล่าสุด พร้อมแสดงตำแหน่งว่าเก็บไว้ในโฟลเดอร์ใด
7. สร้าง คำสั่งสร้างไฟล์เอกสารใหม่
8. พิมพ์ คำสั่งพิมพ์ข้อมูลในไฟล์เอกสารที่เปิดอยู่ในขณะนั้น ออกทางเครื่องพิมพ์
9. บันทึกและส่ง คำสั่งบันทึกไฟล์งานเก็บไว้ แล้วส่งหรือนำไปใช้งานเช่น ส่งให้เพื่อนทางอีเมล์ ทำเป็นเว็บเพจ การเปลี่ยนชนิดของไฟล์ การทำไฟล์ PDF
10. วิธีใช้ คู่มืออธิบายวิธีใช้งานโปรแกรม Excel 2010
11. ตัวเลือก รวมคำสั่งสำหรับการปรับแต่งการใช้งาน Excel 2010 ขั้นสูง เพื่อปรับแต่งส่วนประกอบ คำสั่งต่างๆ ให้ตรงตามที่ต้องการ
12. จบการทำงาน ปิดการใช้งานโปรแกรม Excel 2010

Details: Category: บทความสอนใช้งาน Excel 2010; Hits: 2377

เครื่องมือด่วนหรือ Quick Access Toolbar เป็นการรวมคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ มาไว้ด้วยกัน เพื่อความสะดวกในการใช้งาน สามารถปรับแต่งคำสั่งที่ต้องการเรียกใช้งานได้
ปุ่มมาตรฐานบน Quick Access Toolbar ปกติจะมีเพียง 3 ปุ่ม
1. ปุ่ม บันทึก (Save) สำหรับบันทึกไฟล์
2. ปุ่ม เลิกทำ (Undo) ยกเลิกการทำงานใดๆ เช่น ลบข้อความไปแล้ว ต้องการยกเลิก ให้คลิกปุ่มนี้ เพื่อ เรียกข้อความที่ได้ลบกลับคืนมา
3. ปุ่ม ทำซ้ำ (Redo) ให้ทำคำสั่งที่ได้ยกเลิกด้วย Undo อีกครั้ง
4. การเพิ่มปุ่มคำสั่ง ให้คลิกปุ่ม กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง (Customize Quick Access Toolbar)
5. คลิกติ๊กถูกคำสั่งที่ต้องการเพิ่มเข้าไปใน Quick Access Toolbar หรือคลิกเอาถูกออก เพื่อไม่แสดง
6. การจัดการกับ Quick Access Toolbar ให้ชี้เมาส์แล้วคลิกปุ่มขวาของเมาส์ เรียกคำสั่งลัด
7. คำสั่งอื่นๆ
- คำสั่งเพิ่มเติม (More command...) คำสั่งอื่นๆ เพิ่มเติม
- แสดงใต้ Ribbon (Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon) แสดงแถบเครื่องมือไว้ใต้ริบบอน