รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

การสร้างใบส่งของ เป็นการออกแบบใบส่งของขนาด A5 การสร้างให้ปฏิบัติดังนี้
กำหนดขนาดของกระดาษ
1. คลิกเมนู File>>Page Setup
2. กำหนดขนาดของกระดาษเท่ากับ A5 แล้วคลิกปุ่ม OK

เริ่มต้นสร้างใบส่งของ
1. ลดเปอร์เซ็นต์หน้าจอ จนเห็นภาพโดยรวมทั้งหมด แล้วพิมพ์ข้อความลงไป พร้อมลดหรือขยาย ขนาดขนาดคอลัมน์ตามตัวอย่าง
2. คลิกปุ่มเลือกข้อมูลทั้งหมด แล้วเลือกตัวหนังสือแบบ DilleniaUPC ขนาด 15
3. พิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์ต่างๆ

4. เลือกเซลล์ตั้งแต่ A1-E26
5. คลิกเมนู Format>>Cells
6. คลิกแท็ป Border คลิกปุ่ม Outline และ Inside ตีกรอบข้อความ
7. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

8. เลือกเซลล์ A2-B4 แล้วคลิกเมนู Format>>Cells...
9. คลิกยกเลิกเส้นแบ่งตรงกลางในแท็ป Border
10. คลิกปุ่ม OK

11. เซลล์ D10 พิมพ์สูตร =A10*C10 เป็นการหาผลรวมของจำนวนและหน่วยละ ก็จะได้เป็น 0 หรือไม่แสดงตัวเลขใดๆ แต่เมื่อมีการป้อนข้อมูลตัวเลขในเซลล์ A10 และ C10 จึงจะปรากฏผลลัพธ์ออกมา
12. จัดการก็อปปี้สูตรลงด้านล่างถึงเซลล์ D23
13. เซลล์ D24 ให้คลิกและพิมพ์ =sum(D10-D23)
14. เมื่อพิมพ์ข้อมูลลงไป โปรแกรมก็จะคำนวณให้อัตโนมัติดังภาพตัวอย่าง
15. ในการใช้งานจริง อาจสร้างใบส่งของไว้ในชีทใดชีทหนึ่ง รวมไว้กับชีทอื่นๆ ที่เก็บสต็อกสินค้า เพื่อความง่ายในการอัพเดทข้อมูล
16. ถ้าใบส่งของมีโลโก้ ก็อาจใช้โปรแกรม Paint สร้างโลโก้ แล้วนำภาพเข้ามา

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 2761

บทความแนะนำให้รู้จักแผ่นภูมิ การสร้างแผนภูมิของ Excel 2003

ในการดูข้อมูลที่เป็นแผนภูมิหรือกราฟ จะดีกว่าการดูข้อมูลที่เป็นตัวเลขอย่างเดียว เพราะจะ ฃ่วยให้เกิดความเข้าใจและเห็นความแตกต่างของข้อมูลมากยิ่งขึ้น เช่น เลข 10 กับเลข 100 ถ้าดูผิวเผิน ก็ไม่ค่อยรู้สึกว่ามันแตกต่างกันมากนัก แต่ถ้านำมาสร้างเป็นแผนภูมิหรือกราฟเปรียบเทียบ กันแล้ว จะเห็นว่า เลข 100 แผนภูมิที่ได้จะมากกว่า 10 อย่างเห็นได้ชัด มองแล้วเห็นภาพ

ลักษณะการสร้างแผนภูมิ
1. พิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์ อาจทดลองตามตัวอย่าง
2. สร้างแถบสีตามตัวอย่าง
3. คลิกเมนู Insert>>Chart...
4. จะปรากฎกรอบข้อความ Chart Wizard แนะนำการสร้างแผนภูมิอย่างเป็นลำดับขั้นตอน มี 4 ขั้นตอน ในขั้นตอนแรกนี้จะให้เลือกลักษณะของแผนภูมิ เช่น แบบ Columnแบบ Bar แบบโดนัท
5. แผนภูมิแต่ละแบบจะมีแบบย่อยให้เลือก ก็คลิกเลือกตามต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Next
6. จะปรากฏกรอบข้อความให้คลิกเลือกตำแหน่งข้อมูลที่จะนำมาสร้างแผนภูมิ ให้คลิกเลือก Rows หรือ Columns แล้วคลิกปุ่ม Next การเลือกแต่ละแบบ การเปรียบเทียบ ก็จะต่างกัน

7. จะปรากฎกรอบข้อความให้พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับแผนภูมิ
- ช่อง Chart title ให้คลิกและพิมพ์หัวข้อของแผนภูมินั้นๆ เช่น เปรียบเทียบยอดขาย ร้านนายนั้ม
- ช่อง Category (X) axis: ให้คลิกและพิมพ์คำอธิบายของแกน X เช่น สาขา
- ช่อง Value (Y) axis ให้คลิกและพิมพ์คำอธิบายในแกน Y เช่น ยอดขาย
8. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Next
9. จะไปที่ขั้นตอนสุดท้าย จะให้เลือกตำแหน่งที่จะวางแผนภูมิ
- As new Sheet สร้างแผนภูมิไว้ในชีทใหม่
- As object in สร้างแผนภูมิไว้ในข้อมูลที่คุณได้พิมพ์ ก็จะวางไว้ในชีทที่คุณได้พิมพ์ข้อมูลไว้ นั่นเอง เมื่อคลิกเลือกแล้วก็คลิกปุ่ม Finish
10. จะได้ผลงานออกมาดังภาพตัวอย่าง

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 2093

บทความอธิบายส่วนประกอบของแผ่นภูมิที่สร้างใน Excel 2003
1. Chart Title เป็นส่วนแสดงชื่อของแผ่นภูมิ ตามแต่ผู้สร้างจะตั้งชื่อเช่น แผนภูมิสรุปยอด ขายหนังสือปี 2547
2. Category (X) axis เป็นคำอธิบายข้อมูลในแกน X
3. Value (Y) axis เป็นคำอธิบายข้อมูลในแกน Y
4. Legend เป็นส่วนอธิบายข้อมูลแต่ละแท่งบนแผนภูมิ เพื่อให้รู้ว่าแต่ละแท่งเป็นข้อมูลใด
5. Chart Area เป็นพื้นที่พื้นหลังของแผนภูมิ ปกติถูกกำหนดเป็นสีขาว
6. Plot Area เป็นพื้นที่ที่สร้างแผนภูมิ
7. Gridlines เป็นเส้นกริดแสดงขอบเขตของแท่งข้อมูลในแผนภูมิ
8. Series เป็นข้อมูลหรือแท่งข้อมูลที่นำมาสร้างเป็นแผนภูมิ มีความสูงต่ำตามปริมาณข้อมูล

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 9126

การแก้ไขแผนภูมิ
ลักษณะการแก้ไขส่วนต่างๆ ของแผ่นภูมิให้ดับเบิ้ลคลิกส่วนที่ต้องการ หรือชี้ส่วนที่ต้องการแก้ไข แล้วคลิกปุ่มขวาเรียกคำสั่งลัด
1. ดับเบิ้ลคลิกตัวแผนภูมิ เพื่อเข้าสู่โหมดการแก้ไข คลิกที่ว่างๆ เพื่อออกจากโหมดการแก้ไข แผนภูมิ
2. ชี้ลูกศรที่จุดที่ต้องการแก้ไข แล้วคลิกปุ่มขวาของเมาส์ เรียกคำสั่งลัด
3. ในคำสั่งลัดที่ปรากฏขึ้นมาให้คลิกที่คำสั่งที่ขึ้นต้นด้วย Format ...

การลบแผ่นภูมิ
1. คลิกที่ตัวแผนภูมิที่จะลบ
2. กดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์

การย้าย ย่อขยายแผนภูมิ
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นลักษณะการสร้างแผนภูมิไว้ที่เดียวกับตารางข้อมูล และจัดวางไว้ในหน้า กระดาษเดียวกัน
1. กำหนดเกี่ยวกับกระดาษให้มีขนาด A4 ลดขนาดหน้าจอให้มองเห็นเส้นแบ่งหน้ากระดาษ
2. พิมพ์ข้อมูลลงไป พร้อมจัดให้เรียบร้อย เช่น ลดหรือขยายขนาดคอลัมน์
3. สร้างแผนภูมิ ดังตัวอย่าง
4. ชี้ที่แผนภูมิแล้วลากย้ายจัดตำแหน่ง
5. ชี้ที่จุดเล็กๆ ที่มุมใดมุมหนึ่งของแผนภูมิ เมื่อลูกศรเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทิศทางแล้ว ให้กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากเมาส์ออกเพื่อขยาย จากนั้นจึงจัด ตำแหน่งให้พอดีกับกระดาษ