รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

ตัวอย่างการจัดการข้อมูลด้วย AutoFillter
ลักษณะของออโต้ฟิลเตอร์จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการจัดการกับข้อมูลในลักษณะต่างๆ เช่น สั่งให้โปรแกรมแสดงข้อมูลที่มีการสั่งซื้อล่าสุดวันที่ 5 มกราคม 2005 หรือแสดงข้อมูลสินค้าที่มีราคาแพงกว่า 40 บาท

1. คลิกที่ฟิลด์แรกสุดเช่น A1 รหัสสินค้า
2. คลิกเมนู Data>>Filter แล้วคลิกเลือก AutoFilter
3. จะปรากฏปุ่มลูกศรที่แต่ละฟิลด์ เช่น Sort Ascending (จัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก)

4. การสั่งให้โปรแกรมแสดงข้อมูล เช่น สินค้าที่มีราคามากกว่า 40 บาท ให้คลิก Custom
5. ในช่องราคา ให้คลิกเลือก Is greater than และพิมพ์ 40 ในช่องถัดไป เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK เพื่อออก
ตัวเลือกอื่นๆ
equals แทนความหมายเท่ากับ เท่ากัน เช่น ต้องการหาข้อมูลยาสระผม ก็พิมพ์ ยาสระผม เพื่อให้โปรแกรมค้นหาเฉพาะสินค้าที่ชื่อ ยาสระผม
does not equal ไม่เท่ากับหรือไม่เท่ากัน เช่น ถ้าพิมพ์ ยาสระผม ก็จะเป็นการค้นหาโดยยก เว้นการค้นหาข้อมูลสินค้าชื่อ ยาสระผม
is greater than มีค่ามากกว่า เช่นต้องการค้นหาข้อมูลสินค้าที่มีราคามากกว่า 40 บาท ก็พิมพ์ 40 ลงไป เพื่อให้โปรแกรมแสดงเฉพาะสินค้าที่มีราคามากกว่า 40 บาท
is greater than or equal to ตั้งแต่จำนวนเป็นต้นไป ถ้าระบุ 40 ลงไปก็จะเป็นการค้นหา สินค้าที่มีราคาตั้งแต่ 40 บาทขึ้นไป
is less than than มีค่าน้อยกว่า ถ้าระบุตัวเลข 40 ลงไป ก็จะเป็นการค้นหาสินค้าที่มีราคาต่ำ กว่า 40 บาท
is less than than or equal to มีค่าตั้งแต่...ลงไป ถ้าระบุตัวเลข 40 ก็จะเป็นการค้นหาสินค้า ที่มีราคาตั้งแต่ 40, 39, 38... ลงไป
begins with ค้นหาข้อมูลที่เริ่มต้นหรือขึ้นต้นด้วยคำหรือข้อความที่ระบุ เช่นต้องการค้นหา ยาทุกประเภท ก็พิมพ์ ยา* (ยาและเครื่องหมายดอกจันทน์แทนข้อมูลอื่นๆ ซึ่งอาจลงท้ายเป็น ยานวดผม ยาสระผม ฯลฯ)
does not begins with ค้นหาข้อมูลทุกประเภทที่ไม่ขึ้นต้นด้วยคำหรือข้อความที่ระบุ
ends with ค้นหาทุกคำที่ลงท้ายด้วยคำหรือข้อความใดๆ เช่น *ผม เป็นการค้นหาสินค้าทุก รายการที่ลงท้ายด้วย ผม โปรแกรมก็จะแสดงสินค้าที่ลงท้ายด้วยผม เช่น ยาสระผม ยานวดผม
does not ends with ค้นหาข้อมูลทุกประเภทที่ไม่ลงท้ายด้วยคำหรือข้อความที่ระบุ
contains ค้นหาข้อมูลที่มีคำใดเป็นส่วนประกอบ เช่น *ทำ* เป็นการค้นหาสินค้าใดๆ ก็ตาม ที่มีคำว่า ทำ เป็นคำประกอบ เช่น มีดทำครัว
does not contain ค้นหาข้อมูลที่ไม่มีคำใดเป็นส่วนประกอบ ก็ระบุลงไป

6. โปรแกรมก็จะแสดงข้อมูลสินค้าเฉพาะที่มีราคาเกินกว่า 40 บาท จากตัวอย่างมี 3 รายการ
7. สั่งให้โปรแกรมแสดงข้อมูลต่างๆ เหมือนเดิมโดยคลิกปุ่มลูกศรและคลิกเลือก All

8. การยกเลิก AutoFilter ให้คลิกฟิลด์แรกเช่น รหัสสินค้า
9. คลิกเมนู Data>>Filter
10. จากนั้นคลิกเอาถูกหน้า AutoFilter ออกไป ปุ่มที่ตัวฟิลด์ก็จะหายไป

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 3229

การจัดเรียงข้อมูลในเซลล์ ข้อมูลทั้งหมดสามารถจัดเรียงในรูปแบบต่างๆ ได้ เช่นจัดเรียงตามรายชื่อ จัดเรียงตามวันที่ เดือน ปี
1. คลิกที่ฟิลด์แรกสุดก็คือ ชื่อพนักงาน
2. คลิกเมนู Data>>Sort
3. คลิกเลือกลักษณะการจัดเรียงข้อมูลเช่น Sort by = ชื่อพนักงาน เป็นการจัดเรียงตามชื่อ พนักงาน ส่วน Then by = วัน ในกรณีที่ชื่อพนักงานซ้ำกัน ก็เรียงตามวัน ถ้าวันยังซ้ำกันอีก ก็เรียงตามเดือน
คำศัพท์เกี่ยวกับการจัดเรียงข้อมูล
Ascending จัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก เช่น ก-ฮ, A-Z เป็นต้น
Desending จัดเรียงข้อมูลจากมากไปน้อย เช่น ฮ-ก, Z-A เป็นต้น

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 3544

การสร้างตารางวางแผนงาน
แสดงหรือซ่อนเส้นกริดไลน์และเส้นแบ่งหน้า
1. คลิกคำสั่ง Tools>>Options
2. คลิกติ๊กถูก Page Breaks แสดงเส้นแบ่งหน้ากระดาษ
3. คลิกที่ Gridlines ให้เครื่องหมายถูกที่อยู่ข้างหน้าหายไป เป็นการยกเลิกการแสดงเส้นกริด ไลน์
4. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
5. เส้นกริดไลน์ก็จะถูกซ่อนไม่ให้ปรากฏบนจอ

เริ่มต้นสร้างตารางวางแผนงาน
1. เซลล์ A1 คลิกและพิมพ์ ตารางวางแผ่นงานประจำปี 2546
2. เซลล์ C2 คลิกและพิมพ์ ปี 2546
3. เมื่อพิมพ์ข้อมูลครบหมดแล้ว ให้ขยายหรือลดความกว้างของคอลัมน์ให้ใกล้เคียงกับตัวอย่าง แต่ต้องให้พอดีกับเส้นแบ่งหน้ากระดาษ
4. ให้เลือกข้อความทั้งหมดโดยสร้างเป็นแถบสี
5. คลิกเมนู Format>>Cells
6. คลิกแท็ป Border แล้วคลิกปุ่ม Outline และ Inside เพื่อตีเส้นรอบข้อความที่ถูกเลือก เป็นแถบสี
7. คลิกปุ่ม OK
8. ข้อความทั้งหมดก็จะมีตารางโดยรอบ
9. ให้เลือกเซลล์ A1 ถึง N1 โดยสร้างเป็นแถบสี
10. คลิกปุ่มผสานเซลล์ (Merge and Conter) เพื่อรวมเป็นตัวเดียวกัน ในเซลล์ C2 ถึง N2 ปี 2546 ก็ปฏิบัติคล้ายกัน

11. สร้างแถบสี เซลล์ A2 ถึง A3 แล้วยกเลิกเส้นแบ่งตรงกลางโดยคลิกเมนู Format>>Cells
12. คลิกแท็ป Border
13. คลิกให้เส้นตรงกลางหายไป แล้วคลิกปุ่ม OK
14. ในเซลล์ B2-B3 ก็ปฎิบัติคล้ายกัน
15. ถ้าต้องการยกเลิกการตีตาราง ก็สร้างแถบสีที่ข้อมูลทั้งหมด แล้วคลิกปุ่ม None จากนั้นคลิกปุ่ม OK

16. ดูภาพโดยรวมของงานทั้งหมดว่าถ้าพิมพ์ลงกระดาษแล้วจะเป็นอย่างไรบ้าง โดยคลิกเมนู File>>Print Preview
17. จะปรากฎหน้าจอแสดงตัวอย่างงานที่จะถูกพิมพ์ออกมา
18. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Close เพื่อออกจากการดูเอกสารก่อนพิมพ์

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 4246

บทความแสดงการใช้ Auto Format ช่วยการจัดข้อมูลใน Excel 2003 ให้เป็นระเบียบด้วยตารางสำเร็จรูป
เป็นลักษณะการจัดรูปแบบให้ข้อมูลโดยใช้ลักษณะการจัดรูปแบบสำเร็จรูป ช่วยประหยัดเวลา ในการจัดรูปแบบเอกสาร
1. สร้างแถบดำข้อมูลที่ต้องการ
2. คลิกเมนู Format>>Auto Format
3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ แล้วคลิก OK