การคำนวณการทำงานล่วงเวลา
คุณทำงานฝ่ายบุคคล ที่ต้องดูแลเรื่องการทำงานล่วงเวลาของพนักงานซึ่งมีทั้งหมด 12 คน โดย ทั้ง 12 คนนี้ มีจำนวนชั่วโมงที่ทำงานนอกเวลาไม่เท่ากัน ค่าชั่วโมงก็ไม่เท่ากันด้วย และบางเดือนบางคน ก็ไม่ได้ทำงานล่วงเวลา บางเดือนอาจทำแค่ 10 คน หรือ 7 คน

ในการคำนวณลักษณะนี้ ถ้าจะให้ง่ายคุณก็ควรให้พนักงานที่ทำงานล่วงเวลา ได้ลงชื่อในสมุด บันทึก การทำงาน โดยแยกบันทึกเป็นคนๆ ไป ว่าแต่ละเดือนทำกี่ชั่วโมง พอสิ้นเดือน ก็รวมจำนวนชั่วโมงแล้ว นำมาคำนวณ

จากภาพตัวอย่างเป็นการบันทึกชั่วโมงการทำงานโดยแยกตามวัน ใครทำงานวันไหนกี่ชม. ก็บันทึก เวลาลงไป อาจจะพิมพ์เอกสารนี้ลงบนกระดาษ เพื่อให้พนักงานบันทึกด้วยตนเอง หรือมอบหมายให้ใคร คนใดคนหนึ่งบันทึกจำนวณชม.ก็ได้ จากนั้นจึงนำไปป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์อีกที

---

การสร้างโปรแกรมแม่แบบ
เป็นการสร้างไฟล์แม่แบบเพื่อใช้คำนวณ
1. พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ต่างๆตามตัวอย่าง
2. ช่องจำนวนชั่วโมงที่ทำงานให้พิมพ์ 0 หรือไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขลงไปก็ได้
3. ช่องรวมเงินเซลล์ D3 ให้คลิกและพิมพ์สูตร = B3*C3 กด Enter แล้วก็ก็อปปี้ถึงเซลล์ D14
4. เซลล์ D15 ให้หาผลรวมของเซลล์ D3 ถึง D14 โดยใช้สูตร =sum(D3:D14)

5. หลังใช้สูตรคำนวณ คำตอบจะได้เท่ากับ 0 เพราะในช่องจำนวนชั่วโมงยังไม่มีการระบุลงไป
6. จัดรูปแบบให้เรียบร้อยโดยจัดให้พอดีกับขนาดกระดาษ A4 ก็กำหนดให้โปรแกรมแบ่งหน้า เพื่อความสะดวก โดยคลิกเมนู Tools>>Options
7. คลิกติ๊กถูก Page breaks เพื่อให้โปรแกรมแสดงเส้นแบ่งหน้ากระดาษ แล้วคลิกปุ่ม OK
8. เส้นแบ่งหน้าถูกแสดงออกมา
9. ข้อมูลยังไม่พอดีกับหน้ากระดาษ ต้องขยายความกว้างของคอลัมน์
10. ข้อมูลถูกปรับแต่งให้พอดีกับหน้ากระดาษ
11. จัดการบันทึกข้อมูลเก็บไว้โดยคลิกเมนู
File>>Save
12. คลิกและพิมพ์ชื่อไฟล์ในช่อง File Name
เช่น OT Template.
13. คลิกเลือกชนิดของไฟล์ในส่วน Save as type
เป็นแบบ Template (*.xlt) แล้วคลิก Save
14. ให้ปิดไฟล์ทันทีโดยคลิกปุ่ม Control Menu แล้วคลิกคำสั่ง Close

---

การเรียกใช้งานไฟล์แม่แบบ
1. การเรียกใช้งานไฟล์ที่ได้สร้างไว้ ให้คลิกเมนู File>>New
2. คลิก General Templates... ใน Task Pane
3. จะปรากฎกรอบข้อความขึ้นมา ให้คลิกชื่อไฟล์ OT Template แล้วคลิกปุ่ม OK

4. หน้าจอใหม่จะถูกเปิดขึ้นมา ให้คลิกและพิมพ์จำนวนชั่วโมงลงไป เช่น ในเซลล์ B3 เมื่อคลิก และพิมพ์ 20 ลงไปแล้วกด Enter
5. ในเซลล์ D3 รวมเงินก็จะแสดงผลลัพธ์ออกมาทันที
6. ในเซลล์ D15 โปรแกรมก็จะรวมเงินทั้งหมดออกมาโดยอัตโนมัติ
7. เสร็จแล้วก็บันทึกไฟล์เก็บไว้ โดยตั้งชื่อไฟล์แบบต่างๆ เช่น may2003 เพื่อให้รู้ว่าเป็นไฟล์เก็บ ข้อมูลการทำงานล่วงเวลาของเดือนพฤษภาคม ปี 2003
8. และเมื่อถึงเดือนใหม่ก็เรียกไฟล์มาใช้งานด้วยวิธีเดียวกัน โปรแกรมก็จะเปิดหน้าจอแบบเดิมขึ้น มาอีก ในเซลล์ B3 ถึง B14 ค่าจะเป็น 0 เหมือนเดิม นี่ก็เป็นลักษณะเด่นของไฟล์แบบเทมเพลท

Details

Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003

Hits: 7262

 

การคำนวณแบบแยกชีทใน Excel 2003
การคำนวณเกี่ยวกับรายรับรายจ่าย เหมาะสำหรับคำนวณการซื้อขายสินค้าเล็กๆ น้อยๆ ไม่ซับซ้อน
เป็นการคำนวณรายรับรายจ่ายที่มีรายการรายรับรายจ่าย ในแต่ละเดือนค่อนข้างมาก เหมาะสำหรับ ร้านขายของขนาดเล็กๆ ในแต่ละเดือนผู้ขายต้องการที่จะสรุปยอดขายทั้งหมดในการขาย รายจ่าย ในการ จัดซื้อสินค้าเก็บในสต็อกในแต่ละเดือน และกำไร ขาดทุน ในแต่ละปี

 

ในการคำนวณให้ปฏิบัติดังนี้
1. เริ่มต้นสร้างงานใหม่ โดยคลิกเมนู File>>New อาจฝึกตามตัวอย่างของผู้เขียนก็ได้
2. ปกติจะมีชีทอยู่เพียง 3 ชีท คือ Sheet1, 2 และ 3 ให้เพิ่มเข้ามาอีก 10 ชีท และเปลี่ยน Sheet1 เป็นชื่อเดือน เช่น Jan โดยดับเบิ้ลคลิกที่ Sheet1 แล้วพิมพ์ชื่อใหม่เป็นJan
3. ให้เปลี่ยน Sheet2 เป็น Feb และเปลี่ยนไปเรื่อยๆ จนกว่าจะครบทั้ง 12 เดือน ส่วนในชีท สุดท้ายให้ตั้งชื่อว่า สรุปรายรับรายจ่าย สำหรับเก็บตัวเลขรายรับรายจ่ายของแต่ละเดือน
4. ในแต่ละชีทให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง ในช่องรายการที่ซื้อหรือขาย อาจจะเว้นช่องไว้มาก กว่านี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนลูกค้า จะมากแค่ไหนในแต่ละเดือน สำหรับการป้อนข้อมูลอาจจะป้อนข้อมูลอาทิตย์ละครั้ง โดยนำข้อมูลที่เขียนในใบเสร็จรับเงินมาป้อน
5. การคำนวณในลักษณะนี้จะแบ่งคำนวณในแต่ละเดือนให้อยู่คนละชีท การเลื่อนไปยังชีทที่ต้อง การ ให้คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยม ชี้ซ้ายหรือขวาที่มุมล่างซ้ายของจอ
6. ในการป้อนข้อมูล ในช่องรวมเงิน คือเซลล์ G4 ถึง G9, H4 ถึง H9 และ F13 ถึง F14 ไม่ต้อง ป้อนข้อมูล ในส่วนนี้จะเป็นส่วนที่ป้อนสูตร
7. ในเซลล์ G4 จะรวมเงินทั้งหมดที่นายทองซื้อนาฬิกา นำราคาขาย(F4) คูณกับจำนวนซื้อ(D4) ก็คือ =D4*F4 จากนั้นก็ก็อปปี้ลงด้านล่างถึงเซลล์ G9
8. ในเซลล์ H4 การคิดกำไร คิดโดยนำผลรวมเงินในเซลล์ G4 ลบกับจำนวนซื้อ(D4) คูณ กับราคา ทุน (E4) ก็คือ =G4-(D4*E4) จากนั้นก็ก็อปปี้ลงด้านล่างถึงเซลล์ H9
9. ในเซลล์ D10 ถึง H10 จะเป็นการรวมยอดทั้งหมด ให้คลิกที่ D10 แล้วพิมพ์ =sum(D4:D9) จากนั้นก็ก็อปปี้ไปด้านขวามือถึงเซลล์ H10
10. การคำนวณเกี่ยวกับรายจ่ายในเซลล์ที่เหลือคือ E13 ถึง E14 และ F13 ถึง F14 ก็ปฏิบัติ คล้ายๆ กัน
11. เนื่องจากในแต่ละชีทตั้งแต่ Jan ถึง Dec จะเหมือนกัน (ขอสมมุติว่าลูกค้าทั้งหมดเป็นลูกค้า ประจำที่มาซื้อของร้านคุณทุกเดือน) เพราะฉะนั้นให้ป้อนให้สมบูรณ์แค่ชีทเดียวก็พอ ชีทตั้งแต่ Feb ถึง Dec ให้ใช้วิธีก็อปปี้ข้อความข้ามชีท

12. ในชีทสุดท้ายคือ สรุปรายรับรายจ่าย จะเป็นชีทที่สรุปรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือนออกมาว่ามีค่า เท่าไร และจะรวมออกมาว่าทั้งปี จะมีกำไร ขาดทุน เท่าไร ให้ป้อนข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง
13. การนำตัวเลขยอดรวมในแต่ละชีทมาแสดงที่ชีทนี้จะใช้วิธียกยอดมาหรืออ้างอิงโดยใช้สูตร
=ชื่อชีท!ตำแหน่งหรือเซลล์ที่มีตัวเลขยอดรวม
ตัวอย่าง ในเซลล์ C3 และ D3 ยอดรวมรายรับและรายจ่ายของเดือนมกราคม จะเป็นการนำ ยอดรวมของเดือนมกราคม คือเซลล์ H10 (40250) และ F15 (34000) ก็สามารถพิมพ์สูตรได้ดังนี้
ในเซลล์ C3 พิมพ์ =Jan!H10 แล้ว Enter
14. ผลรวมรายรับเดือนมกราคมจำนวน 40250 ก็จะปรากฏในชีทนี้
15. ในเซลล์ D3 พิมพ์ =Jan!F15 แล้ว Enter
16. อาจใช้การพิมพ์สูตรอีกวิธีหนึ่ง โดยคลิกที่เซลล์ C3 ในชีทสรุปรายรับรายจ่ายประจำปี 2543 พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกที่ชื่อชีท Jan
17. จากนั้นให้คลิกที่เซลล์ที่เป็นผลรวมรายรับ คือ H10 แล้วกด Enter โปรแกรมก็จะพิมพ์สูตร =Jan!H10 ให้อัตโนมัติ
18. วิธีนี้จะทำให้ข้อมูลต่างๆ สัมพันธ์กัน เช่นเมื่อข้อมูลตัวเลขในชีท Jan เปลี่ยนตัวเลขในชีท สรุปรายรับรายจ่ายก็เปลี่ยนตามไปด้วย
19. ในเซลล์ C15 เป็นการรวมรายรับของทุกเดือน ในเซลล์ C3 ถึง C4 ให้ใช้สูตร =Sum(C3:C14) กด Enter แล้วก็อปปี้สูตรไปที่เซลล์ E15 เพื่อรวมรายจ่ายของทุกเดือนและรวมยอดคงเหลือ
20. ในเซลล์ E3 เป็นยอดคงเหลือโดยการนำรายรับลบรายจ่าย คือ =C3-D3 แล้วก็อปปี้ลงด้าน ล่างถึงเซลล์ E15
21. ให้ป้อนสูตรให้ครบทุกเดือนตามต้องการ สำหรับเดือนที่ยังมาไม่ถึง ก็อาจจะลองคำนวณเล่นๆ ดูก่อน โดยการนำข้อมูลในเดือนก่อนหน้านั้นมาเป็นแนวทางในการคำนวณ วิธีนี้ก็จะเป็นประโยชน์ ในการวางแผนได้มากทีเดียว และหลังจากทำงานเสร็จแล้ว ให้บันทึกงานเก็บไว้ โดยคลิกเมนู File>>Save...

Details

Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003

Hits: 1898

 

การคำนวณค่าคอมมิสชัน จะเป็นการใช้ เงื่อนไขมาช่วยคิดคำนวณตัวเลข
คุณมีบริษัทขายสินค้าประเภทหนึ่ง มีพนักงานขายทั้งหมด 12 คน แต่ละคนรับผิดชอบในแต่ละ เขต โดยแบ่งเป็น 2 เขต คือ กรุงเทพและต่างจังหวัด ในการจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงาน จะจ่ายโดยมีเงื่อน ไขดังนี้
1. จ่ายเงินเดือน ตามอายุงาน ประสบการณ์ ความสามารถ
2. จ่ายเบี้ยเลี้ยง จะพิจารณาดังนี้
-ถ้าเขตที่พนักงานทำงานอยู่ในกรุงเทพจ่ายเดือนละ 2000 บาท
-ถ้าเขตที่พนักงานทำงานอยู่ในต่างจังหวัดจ่ายเดือนละ 3500 บาท
3. จ่ายค่าคอมมิสชั่น จะพิจารณาดังนี้
- ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 1,000,000 บาทขึ้นไป จะให้ค่าคอมฯ 4% ของยอดขาย
- ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 700,000 บาทขึ้นไป จะให้ค่าคอมฯ 3% ของยอดขาย
- ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 400,000 บาทขึ้นไป จะให้ค่าคอมฯ 2% ของยอดขาย
- ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 200,000 บาทขึ้นไป จะให้ค่าคอมฯ 1% ของยอดขาย
- ถ้ามียอดขายน้อยกว่า 200,000 บาท จะไม่จ่ายค่าคอมฯ

เริ่มต้นคำนวณ
1. อาจแยกเป็นเดือนๆ แล้วค่อยสรุปภายหลัง หรืออาจจะสร้างเป็นไฟล์เทมเพลทก็ได้ โดยให้ช่อง ยอดขายคือเซลล์ E3 - E14 เป็น 0 เพราะยอดขายแต่ละเดือนไม่แน่นอน
2. ให้คุณป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง
3. ยกเว้นในเซลล์ D3 - D14, F3 - F14, และ G3 ถึง G14 ห้ามพิมพ์ข้อมูลใดๆ เพราะต้องพิมพ์สูตร

4. การคำนวณหาเบี้ยเลี้ยงที่จะพิมพ์ในเซลล์ D3 จะใช้สูตร If
โครงสร้างของสูตร =if(เงื่อนไขที่หนึ่ง,if(เงื่อนไขที่สอง,.....))
การคำนวณเบี้ยเลี้ยงจะมีอยู่ 2 เงื่อนไขก็คือ
- ถ้าเขตที่พนักงานทำงาน อยู่ในกรุงเทพ (C3=”กทม”) จ่ายเดือนละ 2000 บาท
- ถ้าเขตที่พนักงานทำงาน อยู่ในต่างจังหวัด (C3=”ตจว”) จ่ายเดือนละ 3500 บาท
จากประโยคข้อความ เราจะมาตีความให้เป็นสูตรคำนวณ ก็จะได้ดังนี้
if(C3=”กทม”,2000
if(C3=”ตจว”,3500
5. จากนั้นก็นำสูตรทั้งสองมารวมเข้าด้วยกัน ในแต่ละเงื่อนไขให้คั่นด้วยคอมม่า วงเล็บปิดด้านท้าย ต้องสัมพันธ์กับวงเล็บเปิดด้านหน้า เช่น เปิด 2 ก็ต้องปิด 2 แล้วก็กดEnter เสร็จแล้วก็อปปี้ ไปจนถึงเซลล์ D14 ดังนี้ =if(C3=”กทม”,2000,if(C3=”ตจว”,3500))

6. การคำนวณหาค่าคอมฯในเซลล์ F3 ก็คล้ายๆ กัน ใช้สูตร If
การคำนวณจะมีอยู่ 5 เงื่อนไข
-ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 1000000 บาทขึ้นไป (E3>=1000000) จะให้ค่าคอมฯ 4% ของยอดขาย (E3*4%)
-ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 700000 บาทขึ้นไป (E3>=700000) จะให้ค่าคอมฯ 3% ของยอดขาย (E3*3%)
-ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 400000 บาทขึ้นไป (E3>=400000) จะให้ค่าคอมฯ 2% ของยอดขาย (E3*2%)
-ถ้ามียอดขายตั้งแต่ 200000 บาทขึ้นไป (E3>=200000) จะให้ค่าคอมฯ 1% ของยอดขาย (E3*1%)
-ถ้ามียอดขายน้อยกว่า 200000 บาท (E3<200000) จะไม่จ่ายค่าคอมฯ (E3*0%)
จากประโยคข้อความ เราจะมาตีความให้เป็นสูตรคำนวณ ก็จะได้ดังนี้
if(E3>=1000000,E3*4%
if(E3>=700000,E3*3%
if(E3>=400000,E3*2%
if(E3>=200000,E3*1%
if(E3<200000,E3*0%
จากนั้นก็นำสูตรทั้งหมดมารวมเข้าด้วยกัน ในแต่ละเงื่อนไขให้คั่นด้วยคอมม่า วงเล็บปิดด้านท้าย ต้องสัมพันธ์กับวงเล็บเปิดด้านหน้า เช่น เปิด 5 ก็ต้องปิด 5 แล้วก็กด Enter

เสร็จแล้วก็อปปี้ ไปจนถึงเซลล์ F14
=if(E3>=1000000,E3*4%,if(E3>=700000,E3*3%,if(E3>=400000,E3*2%,if(E3>=200000,
E3*1%,if(E3<200000,E3*0%)))))
7. การคำนวณรวมเงินในเซลล์ G3 เงินเดือน+เบี้ยเลี้ยง+ค่าคอมฯ ใช้สูตร =B3+D3+F3
8. คำนวณยอดรวมทั้งหมดด้านล่างด้วย เพื่อจะได้ทราบว่าในแต่ละเดือนจะจ่ายเงินให้พนักงาน เท่าไรบ้าง เช่น ยอดรวมเงินเดือนทั้งหมด 102,500 บาท เบี้ยเลี้ยง 34,500บาท เป็นต้น
9. ในการแปลงข้อความเป็นสูตรคำนวณ อาจใช้ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นเกณฑ์ก็ได้ โดย จะมีความแตกต่างกันดังนี้
9.1. น้อยกว่า 5000 <5000 (เป็นตัวเลขตั้งแต่ 4999, 4998 ... ลงไป)
9.2. มากกว่า 5000 >5000 (เป็นตัวเลขตั้งแต่ 5001, 5002 .... ขึ้นไป)
9.3. 5000 ขึ้นไป >=5000 (เป็นตัวเลขตั้งแต่ 5000, 5001... ขึ้นไป)
9.4. 5000 ลงไป <=5000 (เป็นตัวเลขตั้งแต่ 5000, 4999... ลงไป)

Details

Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003

Hits: 4673

 

การคำนวณเกี่ยวกับคะแนนและเกรด
ลักษณะการคำนวณ
ในการคำนวณลักษณะนี้ก็จะคล้ายๆ กันกับการคำนวณเบี้ยเลี้ยงและค่าคอมฯ จะเป็นการรวม คะแนนการสอบ 4 ช่วง จากนั้นก็นำมาคิดเกรด โดยมีเกณฑ์การคิดเกรด ดังนี้
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 80 ขึ้นไป จะให้เกรด A
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 70 ขึ้นไป จะให้เกรด B
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 60 ขึ้นไป จะให้เกรด C
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 50 ขึ้นไป จะให้เกรด D
-ถ้าทำคะแนน น้อยกว่า 50 จะให้เกรด F (สอบตก)

เริ่มต้นคำนวณ
1. ให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง ในเซลล์ F5 - F14 รวมคะแนน และ G5 - G14 ไม่ต้องพิมพ์ เพราะเป็นส่วนที่ต้องพิมพ์สูตรลงไป เพื่อหาคำตอบ
2. การคำนวณในเซลล์ F5 เป็นการรวมคะแนนสอบทั้ง 4 ช่วง สอบครั้งที่ 1, 2 และ 3 และ คะแนนจิตพิสัย ก็คือ =B5+C5+D5+E5 แล้วก็ก็อปปี้ลงด้านล่างให้เรียบร้อย
3. ในเซลล์ G5 คำนวณโดยใช้สูตร If
การคำนวณจะมีอยู่ 5 เงื่อนไข
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 80 ขึ้นไป (F5>=80) จะให้เกรด A (“A”)
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 70 ขึ้นไป (F5>=70) จะให้เกรด B (“B”)
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 60 ขึ้นไป (F5>=60) จะให้เกรด C (“C”)
-ถ้าทำคะแนน ได้ตั้งแต่ 50 ขึ้นไป (F5>=50) จะให้เกรด D (“D”)
-ถ้าทำคะแนน น้อยกว่า 50 (F5<50) จะให้เกรด F (“F”) (สอบตก)
จากประโยคข้อความ เราจะมาตีความให้เป็นสูตรคำนวณ ก็จะได้ดังนี้
if(F5>=80,”A”
if(F5>=70,”B”
if(F5>=60,”C”
if(F5>=50,”D”
if(F5<50,”F”
4. จากนั้นก็นำสูตรทั้งหมดมารวมเข้าด้วยกัน ในแต่ละเงื่อนไขให้คั่นด้วยคอมม่า วงเล็บปิดด้าน ท้ายต้องสัมพันธ์กับวงเล็บเปิดด้านหน้า เช่น เปิด 5 ก็ต้องปิด 5 แล้วกดEnter เสร็จแล้วก็ก็อปปี้ ไปจนถึงเซลล์ F14
=if(F5>=80,”A”,if(F5>=70,”B”,if(F5>=60,”C”,if(F5>=50,”D”,if(F5<50,”F”)))))
5. ในการใช้สูตร IF หากเงื่อนไขใดเป็นข้อความ เช่น if(F5=80,”A” คะแนน 80 ขึ้นไปให้เกรด A ตัว A ต้องคร่อมด้วยเครื่องหมายคำพูด
ตัวอย่างเพิ่มเติม
- if(F5>=70,”ผ่าน” ได้คะแนน 70 ขึ้นไป ให้ผ่านวิชานั้น ๆ
6. ส่วนข้อมูลที่เป็นตัวเลขไม่ต้องคร่อมด้วยเครื่องหมายคำพูด เช่น
if(C3=”ตจว”,3000 อยู่ต่างจังหวัดได้เบี้ยเลี้ยง 3000 บาท จำนวน 3000 ไม่ต้องคร่อมด้วยเครื่อง หมายคำพูด

Details

Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003

Hits: 5458