รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

การคำนวณเกี่ยวกับวันลากิจ ลาป่วย ขาดหรือหยุดงาน ด้วย Excel 2003
จะเป็นการสมมุติสถานการณ์ ต้องการที่จะนับว่า พนักงานแต่ละคน ได้ลากิจ ลาป่วย ขาด หยุดงาน หรือมาสายกี่ครั้งในรอบปี เพื่อเป็นข้อมูลในการคัดเลือกพนักงานดีเด่น
1. ให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง ในการพิมพ์วันที่ เหตุที่ต้องแยกคนละคอลัมภ์ เพื่อความสะดวก ในการจัดเรียงข้อมูล
2. เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้วให้คลิกที่ส่วนหัวข้อหรือฟีลด์ “ชื่อพนักงาน” แล้วคลิกเมนู Data>>Sort

3. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ในส่วน Sort By ให้เลือกเป็นชื่อพนักงาน Then by เลือก วัน และเดือน ตามลำดับ
4. เลือกลักษณะการเรียงจากน้อยไปมากหรือต้นไปท้าย (Ascending) แล้วคลิกปุ่ม OK
5. จะพบว่ารายชื่อพนักงานทั้งหมดจะถูกเรียงในลักษณะ ก ถึง ฮ และกรณีที่ชื่อพนักงานซ้ำกัน ก็ให้เรียงตามวันที่ลากิจ ลาป่วย ขาด หรือมาสาย และหากยังซ้ำกันอีกก็เรียงตามเดือน

6. คลิกเมนู Data>>Subtotals
7. เมื่อปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาแล้ว ในส่วน At Each Change In ให้เลือกเป็นชื่อพนักงาน
8. ในส่วน Use Function เลือก Sum และ Add Subtotal To ให้คลิกเครื่องหมายถูกในช่อง สี่เหลี่ยมเฉพาะหน้าคำว่า ลาป่วย ลากิจ ขาดงาน มาสาย ซึ่งเป็น ฟีลด์ที่ต้องการหาผลรวม
9. คลิก OK
10. ในที่นี้เป็นการสรุปผลข้อมูล โดยแยกตามรายชื่อพนักงานพร้อมกับรวม (Sum) จำนวนวันลากิจ ลาป่วย ขาดงาน และมาสาย
11. จะพบว่าโปรแกรมจะสรุปออกมา ว่าใครลาป่วย ลากิจ ขาดงาน มาสาย กี่ครั้งในระยะเวลานั้น
12. บรรทัดสุดท้าย Grand Total เป็นผลรวมทั้งหมดของพนักงานทุกคน
13. ด้านซ้ายมือสุดจะมีปุ่มเครื่องหมายบวกและลบ ให้คลิกเพื่อแสดงและซ่อนรายละเอียด
14. ในกรณีที่ต้องการเพิ่มข้อมูลต่อ ให้ลบ Subtotals ออกก่อน โดยคลิก Data>>Subtotals แล้วคลิกปุ่ม Remove All จากนั้นก็พิมพ์ข้อมูลลงไปตามปกติ

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 7151

การคำนวณข้ามไฟล์หรือข้ามเวิร์คบุ๊ค นอกจากการคำนวณในไฟล์เดียวกันแล้ว ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก แล้วแบ่งเก็บไว้คนละไฟล์ ก็ไม่ใช่อุปสรรคในการนำข้อมูลที่อยู่ในแต่ละไฟล์มาบวก ลบ คูณ หาร กัน
1. เริ่มต้นสร้างไฟล์ใหม่ โดยคลิกปุ่ม New 3 ครั้งเพื่อสร้าง 3 ไฟล์
2. คลิกเมนู Windows>>Arrange
3. คลิกเลือก Tile แล้วคลิกปุ่ม OK

4. พิมพ์ข้อมูลลงไป ข้อมูลแรกเป็นรายรับ
5. พิมพ์ข้อมูลลงไป ข้อมูลที่สองเป็นรายจ่าย
6. ไฟล์ที่ 3 เป็นการนำผลรวมรายรับลบกับผลรวมรายจ่าย โดยพิมพ์สูตรลงไปดังนี้ พิมพ์ = แล้วคลิกเซลล์ที่เป็นรวมรายรับ พิมพ์เครื่องหมายลบ - แล้วคลิกเซลล์ที่รวมรายจ่าย จากนั้นก็กดปุ่ม Enter
7. ก็จะได้คำตอบดังตัวอย่าง
8. ทั้ง 3 ไฟล์มีความสัมพันธ์กัน มีข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกัน ก่อนอื่นก็จัดการบันทึกไฟล์แต่ละไฟล์ เก็บไว้ก่อน โดยคลิกเมนู File>>Save
9. บันทึกแต่ละไฟล์เสร็จแล้ว ก็ยังไม่ต้องปิดไฟล์ใดๆ ให้เซฟอีกครั้งเป็นการเซฟทั้ง 3 ไฟล์ ในชื่อ ใหม่ เมื่อเปิดไฟล์นี้ ไฟล์ทั้ง 3 ก็จะถูกเปิดขึ้นมาโดยอัตโนมัติ คลิกเมนูFile>>Save Work Space (ขณะนั้น ต้องเปิดไฟล์ทั้ง 3 ไฟล์ไว้)
10. การที่ไฟล์มีความสัมพันธ์กัน กรณีที่เปิดไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง และข้อมูลมีความสัมพันธ์กัน ก็จะ ปรากฏข้อความถามว่า ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงจะอัพเดทหรือไม่ ให้คลิกปุ่ม Yes หรือ Update

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 1975

ตัวอย่างการคำนวณเกี่ยวกับยอดสินค้าและการขายในแต่ละวันโดยใช้ Excel 2003
ในการใช้งานจริง จะค่อนข้างซับซ้อนกว่านี้ ตัวอย่างที่นำมาอธิบายก็เป็นตัวอย่างง่ายๆ เหมาะ สำหรับการซื้อขายสินค้าที่มีปริมาณไม่มาก เมื่อพิมพ์จำนวนที่มีการซื้อขายในแต่ละวันลงไป โปรแกรม ก็จะแสดงตัวเลขยอดคงเหลือ กำไรให้เห็นบนหน้าจอ
1. พิมพ์ข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง ข้อมูลจะแบ่งเป็น 2 ส่วน ส่วนแรกเป็นสต็อกสินค้า ส่วนที่สอง เป็นบันทึกยอดขายในแต่ละวัน เมื่อพิมพ์ข้อมูลลงไปแล้วก็จัดการย่อขนาดเซลล์ให้มีขนาดเล็ก
2. เซลล์ E3 พิมพ์สูตร =C3*D3 เพื่อหาผลรวมของเงินที่ได้ลงทุนซื้อของ แล้วก็ก็อปปี้ลงไป ด้านล่าง
3. เซลล์ I3 เป็นยอดสินค้าคงเหลือ พิมพ์สูตร =D3-SUM(K3:AO3) D3 เป็นสินค้าที่สั่งซื้อมา ส่วน SUM(K3:AO3) เป็นการนำข้อมูลในเซลล์ K3 ถึงเซลล์ AO3 (เอโอสาม) มารวมกัน ซึ่งก็เป็นจำนวน สินค้าที่ขายในแต่ละวัน มี 30-31 วัน
4. เซลล์ J3 กำไร พิมพ์สูตร =(H3-C3)*SUM(K3:AO3) นำราคาขายลบราคาทุน แล้วคูณกับจำนวน สินค้าที่ขายได้ใน 1 เดือน

5. คลิกเซลล์ B3 แล้วคลิกเมนู Windows>>Freeze Panes เพื่อแช่คอลัมน์ค้างไว้
6. เลื่อนแถบเลื่อนซ่อนบางคอลัมน์หรือบางแถว
7. เมื่อมีการป้อนข้อมูลลงไป โปรแกรมก็จะคำนวณยอดคงเหลือ กำไร ว่าได้เท่าไร
8. อาจทำเป็นไฟล์ Template แล้วแยกเก็บเป็นเดือน
9. ในกรณีที่สินค้าหมดสต็อก การสั่งซื้อเพิ่ม ให้คลิกเซลล์ D3 แล้วพิมพ์ =5+4 เลข 4 เป็น จำนวน สินค้าที่สั่งซื้อเพิ่ม

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 8205

การพิมพ์สูตรคำนวณบน Formular Bar ใน Excel 2003
ในการพิมพ์สูตร นอกจากคลิกและพิมพ์ในเซลล์นั้นๆ โดยตรงแล้ว ก็สามารถทำได้อีกวิธีหนึ่ง
1. คลิกเซลล์ที่ต้องการ
2. คลิกที่ฟอร์มูล่าบาร์ แล้วพิมพ์สูตร พิมพ์เสร็จแล้วก็กดปุ่ม Enter