รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

ตัวอย่างข้อความแสดงความผิดพลาดที่ปรากฏขึ้นมา ในการคำนวณตัวเลขด้วย Excel 2003
เมื่อพิมพ์สูตรคำนวณลงไป แล้วกด Enter ถ้าสูตรนั้นผิด ก็จะปรากฏข้อความแสดงข้อผิดพลาด
1. ### ช่องนั้นๆ แคบเกินไป ไม่พอดีกับตัวเลขในเซลล์นั้น ให้ขยายเซลล์ออก
2. #NAME? โปรแกรมแยกแยะไม่ออกว่าสูตรนั้นคืออะไร
3. วิธีการแก้ไข ก็ต้องพิมพ์สูตรคำนวณให้ถูกต้อง

ใช้ Excel ในคอมพิวเตอร์มือถือ
สำหรับผู้ที่ต้องคำนวณตัวเลขอยู่บ่อยๆ ต้องพกพาไฟล์ของ Excel ติดตัว อาจเลือกหาคอมพิวเตอร์ มือถือหรือพีดีเอ มาใช้งาน สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคอมพิวเตอร์ได้สะดวกในการใช้งาน

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 1594

บทความแสดงการใช้ฟังก์ชันของ Excel 2003 ช่วยในการคำนวณตัวเลข ฟังก์ชันจะเป็นสูตรสำเร็จรูปนำไปใช้ได้ทันที

นอกจากการคำนวณในบทที่ 4 ซึ่งจะใช้การคำนวณด้วยวิธีง่ายๆ ใช้กระบวนการทางคณิตศาสตร์ บวก ลบ คูณ หาร แล้ว ก็ยังสามารถสร้างงานคำนวณที่ซับซ้อน และครอบคลุมการคำนวณทุกรูปแบบด้วย การใช้ฟังก์ชันหรือสูตรสำเร็จรูปช่วยในการคำนวณ
ฟังก์ชันต่างๆ จะมีอยู่ 9 ประเภทใหญ่ๆ ดังนี้
1. Finalcial ฟังก์ชันด้านการเงิน
2. Date & Time ฟังก์ชันเกี่ยวกับวันที่และเวลา
3. Math & Trig ฟังก์ชันเกี่ยวกับคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ
4. Statistics ฟังก์ชันทางสถิติ
5. Lookup & Refernce ฟังก์ชันเกี่ยวกับการค้นหาข้อมูลและการอ้างอิง
6. Database ฟังก์ชันเกี่ยวกับฐานข้อมูล
7. Text ฟังก์ชันเกี่ยวกับข้อความ
8. Logical ฟังก์ชันด้านตรรกศาสตร์
9. Information ฟังก์ชันเกี่ยวกับข้อมูล

การเรียกใช้งานฟังก์ชัน
ฟังก์ชันแต่ละตัว จะมีรายละเอียดค่อนข้างมาก ผู้ใช้ที่มีพื้นฐานความรู้ในด้านที่เกี่ยวข้องกับการ ใช้งานฟังก์ชันเหล่านั้น เช่น นักบัญชี นักวิจัยก็จะสามารถศึกษาและทำความเข้าใจได้ไม่ยาก โดยศึกษา จากตัวอย่างวิธีใช้งานฟังก์ชันที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ ส่วนผู้ใช้ทั่วๆ ไป น้อยคนที่จะได้ใช้งาน ฟังก์ชันทั้งหมด เพราะถ้าไม่มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฟังก์ชันเหล่านั้น เช่น ฟังก์ชัน ด้านสถิติ คณิตศาสตร์ ฯลฯ ก็ยากในการเรียนรู้
ก่อนจะศึกษาเกี่ยวกับฟังก์ชัน ผู้เขียนแนะนำให้กำหนดภาษาและ Help หรือวิธีใช้งานโปรแกรม Excel ให้เป็นภาษาไทย เพื่อความเข้าใจมากยิ่งขึ้น เพราะตัวโปรแกรมได้เตรียมส่วนอธิบายวิธีใช้ฟังก์ชัน เป็นภาษาไทยให้ด้วย

ตัวอย่างการเรียกใช้งานฟังก์ชัน SUM เพื่อบวกตัวเลข
1. ในเซลล์ A1 ถึง A4 เป็นตัวเลขที่ต้องการนำมาบวกกัน ปกติเราก็จะใช้สูตร =A1+A2+A3 +A4
2. ให้คลิกเซลล์ A5 ซึ่งเป็นเซลล์ที่ต้องการเก็บผลบวกของเซลล์ A1 ถึง A4 พิมพ์ = แล้วคลิกเมนู แทรก>>ฟังก์ชันหรือ Insert>>Function
3. ในกรอบข้อความที่ปรากฏขึ้นมาให้คลิกเลือกฟังก์ชัน SUM แล้วคลิกปุ่ม ตกลง
4. ในกรอบข้อความที่ปรากฏขึ้นมา ให้คลิกและพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการบวกกันเช่น A1:A4
5. ถ้าต้องการศึกษาวิธีใช้งานฟังก์ชันนี้เพิ่มเติม ให้คลิกที่ วิธีใช้เกี่ยวกับฟังก์ชันนี้

6. จะปรากฏ Help หรือส่วนอธิบายวิธีใช้ จากภาพจะมีตัวอย่างอธิบายวิธีใช้ถึง 5 แบบ แบบ ที่เราต้องการก็คือ =SUM(A2:A4) ซึ่งก็เป็นการบวกตัวเลขตั้งแต่เซลล์... ถึงเซลล์... อย่างที่เราต้องการ บวกตัวเลขในเซลล์ A1 ถึง A4
7. ในที่นี้จะเป็นการบวกตัวเลขในเซลล์ A1 ถึง A4 ศึกษาจากวิธีใช้แล้ว ก็สามารถพิมพ์สูตร ลงไปได้เลย ก็คือ =SUM(A1:A4)

ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชันต่างๆ
ฟังก์ชันทั้ง 9 ประเภทยังแยกเป็นฟังก์ชันย่อยๆ อีกมากมาย ในหนังสือเล่มนี้ ก็จะนำเสนอตัวอย่าง การใช้งานเพียงบางฟังก์ชันเท่านั้น เพราะผู้คนส่วนใหญ่จะไม่ได้ใช้ความรู้ด้านนั้น นอกจากจะเป็นผู้ที่ทำงาน ที่เกี่ยวกับด้านนั้นๆ โดยตรง

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 5229

บทความแแสดงการคำนวณใน Excel 2003 ด้วยฟังก์ชันแบบที่ 1
เป็นตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT และ COUNTA แต่ละ ฟังก์ชันก็มีรูปแบบการใช้งานดังนี้
1. =SUM(ขอบเขตของข้อมูลจาก:ถึง) คำนวณหายอดรวมของข้อมูลจากขอบเขตที่กำหนด
2. =AVERAGE(ขอบเขตของข้อมูลจาก:ถึง) คำนวณหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลจากขอบเขตที่กำหนด
3. =MIN(ขอบเขตของข้อมูลจาก:ถึง) คำนวณหาค่าต่ำสุดหรือน้อยสุดของข้อมูลจากขอบเขตที่ กำหนด
4. =MAX(ขอบเขตของข้อมูลจาก:ถึง) คำนวณหาค่าสูงสุดหรือมากสุดของข้อมูลจากขอบเขตที่ กำหนด
5. =COUNT(ขอบเขตของข้อมูลจาก:ถึง) นับจำนวนข้อมูลจากขอบเขตที่กำหนดว่ามีทั้งหมดเท่าไร โดยจะนับข้อมูลที่เป็นตัวเลข
6. =COUNTA(ขอบเขตของข้อมูลจาก:ถึง) นับจำนวนข้อมูลจากขอบเขตที่กำหนด ว่ามีเท่าไร โดยนับข้อมูลที่เป็นข้อความ เช่น นับจำนวน พนักงานจากรายชื่อที่มีอยู่

ตัวอย่างการคำนวณ
จากตัวอย่างดังต่อไปนี้ จะเป็นการสรุปเกี่ยวกับยอดขายคอมพิวเตอร์ระหว่างปี 2539-2540
1. ให้ป้อนข้อมูลตามตัวอย่าง เซลล์ D7-D9 และ J7-J9 ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใด ๆ
2. เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว ในเซลล์ D7 การหาผลรวมยอดขายทั้งหมดให้พิมพ์สูตร
=SUM(B4:M5) สำหรับขอบเขตของข้อมูลก็คือ B4:M5
3. ในเซลล์อื่นๆ ก็พิมพ์สูตรดังนี้
- ในเซลล์ D8 พิมพ์ =MAX(B4:M5) หาค่าสูงสูด
- ในเซลล์ D9 พิมพ์ =MIN(B4:M5) หาค่าต่ำสุด
- ในเซลล์ J7 พิมพ์ =AVERAGE(B4:M5) หาค่าเฉลี่ย
- ในเซลล์ J8 พิมพ์ =COUNT(B4:M5) นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวเลข
- ในเซลล์ J9 พิมพ์ =COUNTA(B4:M5) นับจำนวนข้อมูลที่เป็นตัวอักษร

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 2136

บทความแแสดงการคำนวณใน Excel 2003 ด้วยฟังก์ชันแบบที่ 2
เป็นตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน COUNTIF, SUMIF และ RANK ช่วยในการคำนวณเกี่ยวกับเกรด ของนักเรียน
1. COUNTIF นับจำนวนข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น นับจำนวนผู้ที่ได้เกรด A มีกี่คน
2. SUMIF รวมข้อมูลตัวเลขตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น นำคะแนนเฉพาะผู้ได้ 80 ขึ้นไป มารวม กัน ว่ามีจำนวนเท่าไร
3. RANK แสดงลำดับของข้อมูลนั้นๆ เมื่อเทียบกับข้อมูลทั้งหมด เช่น สอบได้คะแนน 81 อยาก รู้ว่าอยู่ในลำดับที่เท่าไร เมื่อเทียบกับผู้เข้าสอบทั้งหมด
ตัวอย่างการคำนวณ
1. พิมพ์ข้อมูลลงไปตามตัวอย่าง
2. ในเซลล์ D3 ให้ใช้สูตร IF เพื่อคำนวณเกรดแยกเป็น A B C D และ F
3. ในเซลล์ F2 ถึง F6 พิมพ์สูตรดังนี้ เพื่อนับจำนวนนักเรียนที่ได้เกรดต่างๆ
F2 พิมพ์ =COUNTIF($D$3:$D$12,”A”) นับจำนวนผู้ได้เกรด A
F3 พิมพ์ =COUNTIF($D$3:$D$12,”B”) นับจำนวนผู้ได้เกรด B
F4 พิมพ์ =COUNTIF($D$3:$D$12,”C”) นับจำนวนผู้ได้เกรด C
F5 พิมพ์ =COUNTIF($D$3:$D$12,”D”) นับจำนวนผู้ได้เกรด D
F6 พิมพ์ =COUNTIF($D$3:$D$12,”F”) นับจำนวนผู้ได้เกรด F สอบไม่ผ่าน
4. ในเซลล์ F7 ให้พิมพ์ =SUMIF($C$3:$C$12,”>=80”) เป็นการรวมคำแนนผู้ที่ได้เกรด A ($C$3:$C$12) หรือได้คะแนนตั้งแต่ 80 คะแนนขึ้นไปนั่นเอง (”>=80”)
5. ในเซลล์ F8 ให้พิมพ์ =RANK(75,$C$3:$C$12) เพื่อให้โปรแกรมค้นหาว่า สมชาย ใจดี ได้ 75 คะแนน อยู่ในลำดับที่เท่าไรของผู้ได้คะแนนทั้งหมด ($C$3:$C$12)