รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

การเลือกเซลล์ จุดประสงค์เพื่อให้สามารถจัดการกับเซลล์และข้อมูลภายในเซลล์ที่ถูกเลือกได้ ถ้าไม่เลือกก็จัดการอะไรไม่ได้

เมื่อได้พิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว ก่อนที่จะจัดการกับข้อความใน Cells เช่น เปลี่ยนแบบขนาดสีของ ข้อความ ลบ ย้าย ก็อปปี้ ฯลฯ จะต้องเลือกหรือสร้างแถบสีที่ข้อความเหล่านั้นก่อน ในการเลือกเซลล์หรือ สร้างแถบสีสามารถทำได้หลายวิธี
1. การเลือกเพียงเซลล์เดียว เช่น A2 ให้คลิกที่เซลล์นั้น หรือกดปุ่มลูกศรชี้ขึ้น ชี้ลง ซ้าย ขวา ไป ยังเซลล์ที่ต้องการ
2. เลือกหลายๆ เซลล์ ให้คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่เซลล์แรก
3. กดปุ่ม Shift ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้
4. เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์สุดท้ายของกลุ่มข้อมูล แล้วคลิกปุ่มซ้ายของเมาล์ที่เซลล์นั้นๆ จากนั้นก็ ปล่อยปุ่ม Shift การเลือกในลักษณะนี้เหมาะสำหรับข้อมูลที่อยู่ในแนวเดียวกันตำแหน่งติดกัน
5. การเลือกหลายๆ เซลล์อีกวิธีหนึ่งกรณีที่เซลเหล่านั้น ไม่อยู่ในตำแหน่งติดๆ กัน ให้คลิกปุ่ม ซ้ายของเมาล์ที่เซลล์แรกสุด
6. กดปุ่ม Ctrl ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้ แล้วคลิกที่เซลล์อื่นๆ ที่ต้องการทั้งหมด จากนั้นจึงปล่อยปุ่ม Ctrl ห้ามเผลอปล่อยปุ่ม Ctrl ก่อนเลือกครบทุกเซลล์ เพราะจะทำให้ต้องเลือกใหม่ทั้งหมด
7. การเลือกทั้ง Sheet เช่น ต้องการกำหนดให้แบบตัวหนังสือทั้งหมดเป็นแบบเดียวกันหรือต้อง การลบข้อมูลในชีทนั้นๆ ทั้งหมด ให้เลือกทั้งชีทโดยคลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่มุมชีท ในชีททั้งหมดก็จะกลาย เป็นแถบสี แสดงว่าได้ถูกเลือกแล้ว
8. การเลือกเซลล์เป็นคอลัมน์หรือแถว ให้คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์หรือหัวแถว ก็จะปรากฏเป็นแถบสี ทั้งแถวหรือคอลัมน์
9. การยกเลิกการเลือกหรือทำให้แถบสีหายไป ให้คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่เซลล์ใดๆ ก็ได้ หนึ่งครั้ง

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 1553

การลบเซลล์และข้อมูลในเซลล์สำหรับการทำงานใน Excel 2003 สามารถลบพร้อมกันได้หลายเซลล์
1. การลบเซลล์ใดๆ เพียงเซลล์เดียว ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่เซลล์นั้นๆ เพื่อเรียกคำสั่งลัด
2. คลิกคำสั่ง Delete
3. คลิกเลือกลักษณะการลบเซลล์ แล้วคลิกปุ่ม OK
ตัวเลือกในการลบเซลล์แบบต่างๆ
- Shift cells left ลบเซลล์นั้นๆ แล้วดึงเซลล์ที่อยู่ด้านขวามือเข้ามาแทนที่เซลล์ที่ถูกลบ ผลก็คือ ข้อความที่อยู่ด้านขวามือ จะถูกดึงเข้ามาแทนที่
- Shift cells up ลบเซลล์นั้นๆ แล้วดึงเซลล์ที่อยู่ด้านล่างเข้ามาแทนที่เซลล์ที่ถูกลบ ผลก็คือ ข้อความที่อยู่ด้านล่างจะถูกดึงเข้ามาแทนที่
- Entire row ลบเซลล์ทั้งแถวออกไป แล้วดึงแถวด้านล่างเข้ามาแทนที่
- Entire Column ลบเซลล์ทั้งคอลัมน์ออกไป แล้วดึงคอลัมน์ด้านขวามือเข้ามาแทนที่
4. ถ้าเป็นการลบข้อมูลที่อยู่ภายในเซลล์ใดๆ ก็คลิกคำสั่ง Clear Contents
5. ในการลบเซลล์มากกว่า 1 เซลล์ จะปฏิบัติคล้ายๆ กัน ให้เลือกเซลล์ที่ต้องการ โดยการสร้างแถบ สีก่อน อาจเลือกโดยการกดปุ่ม Shift หรือกดปุ่ม Ctrl
6. คลิกปุ่มขวาของเมาล์บริเวณที่ได้สร้างแถบสี เพื่อเรียกคำสั่งลัด แล้วจึงคลิก Delete
7. การลบเซลล์ต่างจากการลบข้อมูลในเซลล์ ตรงที่การลบเซลล์ จะเป็นการเอาเซลล์นั้นๆ ออกไป แล้ว เลื่อนเซลล์ที่อยู่ใกล้ๆ เข้ามาแทนที่ แต่การลบข้อมูลในเซลล์ เซลล์นั้นๆ ก็ยังอยู่ตำแหน่งเดิม ไม่มีการขยับเขยื้อน

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 1547

การแทรกเซลล์ใน Excel 2003 กรณีพิมพ์ข้อมูลตกหลุ่นบางส่วนไป สามารถแทรกเซลล์แล้วพิมพ์เพิ่มเข้าไปได้
1. การแทรกเซลล์เพิ่มเข้ามา ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่เซลล์ใดๆ หรือที่คอลัมภ์หรือแถว เพื่อ เรียกคำสั่งลัด
2. คลิกคำสั่ง Insert
3. คลิกเลือกลักษณะการแทรกเซลล์ ซึ่งมีอยู่ 4 แบบ แล้วคลิกปุ่ม OK
ตัวเลือกในการแทรกเซลล์แบบต่างๆ
- Shift cells Right แทรกเซลล์ที่ตำแหน่งนั้นๆ แล้วเลื่อนเซลล์ที่เป็นข้อมูลเดิมไปทางขวามือ ผลก็คือข้อความที่อยู่ในเซลล์นั้นๆ จะถูกเลื่อนไปทางขวามือและเกิดเป็นช่องหรือเซลล์ว่างๆ เข้ามาแทนที่
- Shift cells Down แทรกเซลล์ที่ตำแหน่งนั้นๆ แล้วเลื่อนเซลล์ที่เป็นข้อมูลเดิมไปด้านล่าง ผลก็คือข้อความที่อยู่ในเซลล์นั้นๆ จะถูกเลื่อนไปด้านล่าง และเกิดเป็นช่องหรือเซลล์ว่างๆ เข้ามาแทนที่
- Entire row แทรกเซลล์เพิ่มเข้ามาทั้งแถว เลื่อนแถวเดิมลงด้านล่าง
- Entire Column แทรกเซลล์เพิ่มเข้ามาทั้งคอลัมน์ เลื่อนคอลัมน์เดิมไปทางขวามือ

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Excel 2003; Hits: 2354

การทำงานกับ Sheet
ถ้าเปรียบเทียบไฟล์งานของ Excel เป็นสมุดเล่มหนึ่ง แต่ละหน้าของสมุด อาจเปรียบได้กับชีทแต่ ชีท สามารถเพิ่มหรือลดจำนวนชีทได้ตามต้องการ แต่ต้องมีอย่างน้อย 1 ชีท
1. ในหน้าจอ Excel ชีทแท็ปจะมีชีทอยู่เพียง 3 ชีทเท่านั้น
2. หากต้องการเพิ่มให้คลิกปุ่มขวาที่ชีทใดๆ เช่น คลิกที่ Sheet3
3. คลิกคำสั่ง Insert...
4. จะปรากฏกรอบข้อความขึ้นมาให้คลิกปุ่ม OK
5. จะได้ Sheet4 เพิ่มเข้ามา
6. ในการลบชีทใดๆ ให้คลิกปุ่มขวาที่ชีทนั้นๆ แล้วคลิกคำสั่ง Delete
7. ในการเปลี่ยนชื่อ เช่นต้องการเปลี่ยนชื่อจาก Sheet3 เป็นชื่ออื่น ก็ดับเบิ้ลคลิกที่ Sheet3 จะ ปรากฏเป็นแถบดำ ให้พิมพ์ชื่อใหม่ลงไป แล้วกด Enter
8. การย้ายตำแหน่งชีท ให้เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่ชีทที่ต้องการย้าย กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลาก ไปปล่อยทางซ้ายหรือขวามือ