รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

การพิมพ์แผ่นพับหรือโบรชัวจะพิมพ์แบบคอลัมน์
1. เริ่มต้นสร้างไฟล์ใหม่ กำหนดกระดาษแบบแนวนอนหรือ Landscape
2. แบ่งเป็น 3 คอลัมน์

3. พิมพ์ข้อความหรือวางภาพลงไป จากตัวอย่างตรงกลางเป็นด้านหน้า ส่วนด้านข้างจะพับเข้าด้าน ในและด้านหลัง
4. ในตัวอย่างนี้เป็นการสร้างแผ่นพับอย่างง่ายๆ การสร้างเพื่อใช้งานจริง นิยมใช้โปรแกรมระดับ มืออาชีพอย่าง PageMaker มากกว่า

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Word 2007; Hits: 9578

ลักษณะการพิมพ์ประกาศ อาจพิมพ์ข้อความไปตามปกติ แล้วจัดตำแหน่ง จัดรูปแบบ สี ตัวหนังสือ ถ้าเป็นประกาศที่ค่อนข้างซับซ้อน ให้ใช้ Text Box วาดเป็นกรอบสี่ เหลี่ยมแล้วพิมพ์ข้อความหรือวางภาพ บนเท็กซ์บอกซ์

คำแนะนำในการใช้โปรแกรม Word
โปรแกรมนี้แม้จะเป็นโปรแกรมพิมพ์เอกสาร แต่ก็ใช่ว่าจะสามารถพิมพ์เอกสารได้ครบทุกรูปแบบ ก็มีข้อหรือขีดจำกัด ส่วนใหญ่แล้วเหมาะสำหรับเอกสารที่ไม่ซับซ้อน ถ้านึก ไม่ออกว่าเอกสารที่มีความซับซ้อน เป็นอย่างไร ก็นึกภาพนิตยสารต่างๆ ส่วนเอกสารที่ไม่ซับซ้อน เช่น รายงาน จดหมาย เอกสารต่างๆ ที่ใช้ใน สำนักงาน
1. ตัวอย่างเอกสารที่มีรูปแบบง่ายๆ ภาพหรือข้อความไม่ถูกจัดวางซ้อนกัน
2. ตัวอย่างเอกสารที่มีรูปแบบซับซ้อน เอกสารแบบนี้ต้องใช้โปรแกรม PageMaker หรือกลุ่ม โปรแกรมประเภทออกแบบสิ่งพิมพ์ เพราะการใช้ Word ไม่สามารถจัดการกับ ข้อความและภาพที่จัดวางแบบ นี้ได้ หรือถึงแม้จะทำได้ แต่ก็ยากพอสมควร สำหรับมือใหม่หรือแม้แต่มือเก๋าก็ตาม

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Word 2007; Hits: 3473

บทความอธิบายวิธีการพิมพ์งาน พิมพ์ไฟล์เอกสารที่ได้สร้างด้วย Word 2007 ออกทางเครื่องพิมพ์

ดูผลงานก่อนพิมพ์จริง
เมื่อทำงานเสร็จแล้ว ก่อนพิมพ์งานออกมาทางเครื่องพิมพ์สิ่งหนึ่งที่ควรทำก่อนก็คือ การตรวจดู ผลงานก่อนการพิมพ์ออกมาจริง ทั้งนี้เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยของผล งาน
1. คลิกที่ Office Button>>Print>>Print Preview
2. จะปรากฏหน้าจอดังรูป หากพบว่ามีบางส่วนหรือบางข้อความยังมีที่ผิด ก็คลิกที่ปุ่ม Close เพื่อกลับไปแก้ไขงานให้เรียบร้อย

พิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์
1. เมื่อผลงานมีความเรียบร้อยพร้อมที่จะพิมพ์แล้ว คลิกที่ Office Button>>Print>Print
2. ในส่วน Copy เป็นจำนวนชุดที่ต้องการ ต้องการกี่ชุดก็เพิ่มเข้าไป
3. ในส่วน Page Range เป็นจำนวนหน้าที่ต้องการพิมพ์
- All พิมพ์งานออกมาทั้งหมด ทุกหน้า
- Current Page พิมพ์เฉพาะหน้าที่ได้เลือก หรือคลิกเมาส์อยู่ในขณะนั้น
- Selection พิมพ์เฉพาะแถบดำที่ได้สร้างขึ้นเท่านั้น
4. Pages พิมพ์เฉพาะหน้าที่ต้องการ เช่น อยากจะพิมพ์หน้า 1-4 ให้คลิกแล้วพิมพ์ 1-4 หรือต้อง การพิมพ์เฉพาะหน้า 1,3,5,7,9 ก็พิมพ์ 1,3,5,7,9
5. Print What พิมพ์ส่วนใดๆ ของเอกสารตามที่ระบุ
6. Print Odd Pages พิมพ์เฉพาะหน้าคี่ (1, 3, 5...) Even Pages พิมพ์เฉพาะหน้าคู่ (2, 4, 6...) เหมาะสำหรับการพิมพ์ลงกระดาษแบบหน้าหลัง พิมพ์หน้าคี่แล้วใส่ กระดาษเข้าไปอีกครั้ง เพื่อพิมพ์หน้าคู่
7. กำหนดจำนวนหน้าที่ต้องการพิมพ์ต่อ 1 หน้ากระดาษ เช่น พิมพ์ 2 หน้าลงในหน้ากระดาษ
8. Scale to paper size พิมพ์โดยย่อเอกสารให้พอดีกับกระดาษที่จะพิมพ์ เช่น ย่อให้พอดีกับ กระดาษขนาด A5 แต่พิมพ์ไว้ด้วยหน้ากระดาษขนาด A4
9. Collate เป็นรูปแบบการพิมพ์เรียงเป็นชุด เช่น เอกสารที่จะพิมพ์ มี 3 หน้ากระดาษ ต้องการ วพิมพ์ 3 ชุด แจกให้ 3 คน ถ้าเลือก Collate โปรแกรมจะพิมพ์ออกมา เรียง เป็นชุด หน้า 1-3
10. เมื่อกำหนดค่าต่าง ๆ ที่ต้องการเสร็จแล้ว ให้ตรวจดูเครื่องพิมพ์ให้เรียบร้อย แล้วคลิกที่ปุ่ม OK
11. คอยสักครู่เพื่อรอให้เครื่องพิมพ์พิมพ์ผลงานออกมาให้

เป็นการพิมพ์แบบประหยัดหมึกพิมพ์
1. หากเป็นการพิมพ์เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อย ควรพิมพ์แบบประหยัดหมึกจะดีกว่า เครื่องพิมพ์ แต่ละยี่ห้อจะมีตัวเลือกแตกต่างกันไป โดยส่วนมากจะเป็นปุ่ม Properties ให้คลิกเพื่อเข้าไปกำหนดเกี่ยวกับ การพิมพ์
2. เลือกลักษณะการพิมพ์ ในส่วน Print Quality เป็นแบบ Fast Draft หรือ Economic เป็นค่า สำหรับการพิมพ์แบบประหยัดหมึก
3. ในการพิมพ์จริงให้เลือกค่าเป็น Normal ส่วนค่า High ใช้สำหรับการพิมพ์ที่ต้องการคุณภาพที่ดี เช่น พิมพ์ลงบนกระดาษที่ใช้สำหรับเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ตโดยเฉพาะ
4. ให้ดูกระดาษที่เราใช้เป็นหลักการพิมพ์ลงบนกระดาษ A4 ทั่วๆ ไป ให้เลือก Normal และพิมพ์ลง บนกระดาษ สำหรับเครื่องพิมพ์แบบอิงค์เจ็ตโดยเฉพาะเลือก High เพื่อ คุณภาพสีที่สวยสดกว่า

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Word 2007; Hits: 24322

บทความแนะนำให้รู้จักโปรแกรม Excel เวอร์ชัน 2003 ประโยชน์ของโปรแกรม ส่วนประกอบหน้าจอ การใช้งาน

Excel เป็นโปรแกรมประเภทเสปรดชีท สำหรับงานคำนวณในลักษณะต่างๆ เช่น การคำนวณ รายรับรายจ่าย ด้านบัญชี คณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์ ฯลฯ การสร้างตาราง กราฟแผนภูมิ การจัดเก็บข้อมูล เป็นโปรแกรมที่มีประโยชน์และจำเป็นต้องใช้ในสำนักงานหรือหน่วยงานต่างๆ

ประโยชน์ของโปรแกรมที่เห็นได้ชัดเจนมากก็คือ ลดเวลาและช่วยให้การคำนวณสะดวกรวดเร็ว มากยิ่งขึ้น จากภาพตัวอย่างด้านล่างเป็นการคำนวณเกี่ยวกับการซื้อผลไม้ ถ้าเป็นการคำนวณโดยเขียน ลงบนกระดาษ ในกรณีที่มีการแก้ไขตัวเลขเช่น ส้ม จำนวนที่ซื้อจาก 5 กิโลกรัม เปลี่ยนเป็น 21 กิโลกรัม เราก็ต้องกดเครื่องคิดเลขอีกครั้งหนึ่งเพื่อหาผลลัพธ์ว่ารวมเป็นเงินเท่าไร แต่ในโปรแกรม Excel ไม่ ต้องทำอย่างนั้น โปรแกรมจะหาผลรวมให้อัตโนมัติ เมื่อมีการเปลี่ยนตัวเลข ลักษณะของเสปรดชีท ซึ่งจะเรียกอีกอย่างหนึ่งว่ากระดาษคำนวณ ก็เพราะมีลักษณะเหมือนการทดเลขบนกระดาษ แต่เป็น กระดาษที่สามารถคำนวณตัวเลขเองได้ ถ้าตัวเลขถูกแก้ไข

ในกรณีที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า นอกจากผลลัพธ์จะมีการเปลี่ยนแปลงตามจำนวนของข้อมูล แล้ว ก็สามารถกำหนดเงื่อนไขในการคำนวณได้ เช่น แสดงข้อความเตือนเมื่อสินค้าหมด

ข้อความและภาพที่จัดวางแบบ นี้ได้ หรือถึงแม้จะทำได้ แต่ก็ยากพอสมควร สำหรับมือใหม่หรือแม้แต่มือเก๋าก็ตาม

การเข้าและออกจากโปรแกรม
1. คลิกปุ่ม Start>>All Programs>>Microsoft Office
2. คลิกที่ Microsoft Office Excel 2003

ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม
1. Control Menu คอนโทรลเมนู เป็นเมนูควบคุมการทำงานของวินโดว์หรือโปรแกรมต่างๆ บน โปรแกรม Windows ทำหน้าที่ในการออกจากโปรแกรม ลดหรือขยายขนาดย้าย วินโดว์
2. Title Bar ไตเติ้ลบาร์เป็นส่วนแสดงชื่อของโปรแกรมสามารถย้ายที่ได้โดยการลากไปยังตำแหน่ง ที่ต้องการ
3. Minimize Button มินิไมซ์บัทท่อน เป็นปุ่มสำหรับลดขนาดวินโดว์ให้เป็นไอคอนไว้ที่ทาสก์บาร์
4. Maximize Button แมกซิไมซ์บัทท่อน เป็นปุ่มสำหรับขยายขนาดวินโดว์ให้เต็มจอคอมพิวเตอร์
5. Close Button โคลสบัทท่อนเป็นปุ่มสำหรับปิดหน้าจอโปรแกรม หรือไฟล์เอกสารที่เปิดใช้งาน อยู่
6. Menu Bar เมนูบาร์ เป็นรายการคำสั่งของโปรแกรมนี้ (File, Edit...)
7. ToolBar ทูลบาร์ เป็นแถบเครื่องมือซึ่งเป็นการนำคำสั่งที่ต้องใช้บ่อยๆ มาสร้างเป็นปุ่ม เพื่อให้ เกิดความสะดวกในการเรียกใช้งาน
8. Column คอลัมน์ เป็นการแบ่งหน้ากระดาษออกเป็นช่องๆ ตั้งชื่อเป็น A, B, C...
9. Row โรว์ เป็นแถวหรือบรรทัด จะเริ่มตั้งแต่แถวที่ 1, 2, 3 ...
10. Cell เซลล์ เป็นตำแหน่งที่คอลัมน์และแถวตัดกัน สามารถป้อนข้อมูลลงในช่องต่างๆ เหล่านี้ได้ การเรียกชื่อเซลล์ จะเรียกชื่อคอลัมน์ก่อนแล้วตามด้วยชื่อแถว เช่น B2 จะหมายถึงตำแหน่งของเซลล์ที่อยู่ที่ คอลัมน์ชื่อ B แถวที่ 2