รวมบทความทั้งหมดในหมวดโปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

โปรแกรมสำหรับงานในสำนักงาน

รวมบทความเกี่ยวกับโปรแกรมใช้งานในสำนักงาน โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Word สร้างรายงาน การคำนวณ สร้างแผนภูมิด้วย Excel เช่น โปรแกรมพิมพ์เอกสาร คำนวณ สร้างกราฟ รวม Tips การใช้งานโปรแกรมสำหรับสำนักงาน ฯลฯ

บทความอธิบายการใช้เมาส์ทำงานกับเอกสารใน Word 2007

ลักษณะการจับเมาส์
การจับเมาส์จะจับในลักษณะคล้ายตัวอย่าง เมื่อเคลื่อนเมาส์ ลูกศรบนหน้าจอก็จะเคลื่อนตามไป ด้วย ซึ่งอาจเรียกว่า การเลื่อนเมาส์
1. ลักษณะการจับเมาส์
2. ใช้อุ้งมือเป็นจุดหมุน
3. เมื่อเลื่อนเมาส์ ลูกศรบนหน้าจอ ก็จะเคลื่อนที่ตามไปด้วย
4. การเลือกคำสั่งใดๆ จะชี้ลูกศรที่ปุ่มภาพ หรือวัตถุใดๆ บนหน้าจอ แล้วกดปุ่มซ้ายหรือคลิก ปุ่มซ้ายของเมาส์ การกดห้ามกดแช่ค้างไว้

การใช้เมาส์
1. การเลื่อนเมาส์ เป็นการเลื่อนตำแหน่งลูกศรบนจอหรือเมาส์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ
2. การลากเมาส์ เป็นการกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ เช่น การสร้าง แถบดำข้อความ
3. การคลิกเมาส์ จะเป็นการกดปุ่มซ้ายของเมาส์ 1 ครั้ง โดยปกติจะใช้เพื่อเลือกคำสั่งต่างๆ จาก เมนูบาร์
4. การดับเบิ้ลคลิก เป็นการกดปุ่มซ้ายของเมาส์เร็วๆ ติดกัน 2 ครั้ง
5. การคลิกปุ่มขวาของเมาส์ เป็นการเรียกคำสั่งลัด โดยชี้ลูกศรที่บริเวณใดๆ ของหน้าจอแล้วกด ปุ่มขวาของเมาส์ ก็จะปรากฏคำสั่งลัดบนจอภาพ

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Word 2007; Hits: 3268

บทความอธิบายการทำงานกับไฟลเอกสารของ Word 2007 การสร้างไฟล์ใหม่ บันทึกไฟล์ เปิดอ่านไฟล์ พิมพ์เอกสาร ฯลฯ

การเริ่มต้นสร้างงานหรือไฟล์ใหม่
1. โดยปกติเมื่อเข้าโปรแกรม Microsoft Word 2007 โปรแกรมก็จะแสดงหน้าจอว่าง ๆ เพื่อให้เริ่ม ต้นพิมพ์งานใหม่ได้ทันที
2. แต่ถ้าต้องการเริ่มต้นสร้างงานใหม่ ให้คลิก Office Button>>New
3. คลิก Blank Documents คลิก Create
4. จะปรากฏหน้าจอใหม่ให้เริ่มทำงาน
5. เริ่มต้นพิมพ์ข้อความโดยกดปุ่มตัวอักษรที่แป้นพิมพ์
6. การพิมพ์ภาษาไทยหรืออังกฤษ ให้กดปุ่ม Grave Accent เปลี่ยนภาษา

การเก็บหรือบันทึกเอกสารที่ได้พิมพ์เสร็จแล้ว
หลังจากที่ได้พิมพ์เอกสารต่างๆ ครบหมดแล้ว ก็บันทึกข้อมูลเก็บไว้ หากไม่บันทึกข้อมูลหรือ Save ไว้ เมื่อปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้พิมพ์ไว้ ก็จะหายไป
1. คลิกที่เมนู Office Button>>Save หรือปุ่ม Save
2. ในส่วน Save in คลิกเลือกที่เก็บ โดยปกติโปรแกรมจะเก็บไว้ในโฟลเดอร์ My Documents
3. ในส่วน File name ให้ตั้งชื่อไฟล์ หากมีชื่ออื่นปรากฏอยู่ ก็ลบออกไปก่อน แล้วพิมพ์ชื่อไฟล์ ตามต้องการ
4. คลิกปุ่ม Save หลังจาก Save

การบันทึกข้อมูลแบบมีรหัสผ่าน
ไฟล์ที่ได้สร้างขึ้นมาอาจต้องการความเป็นส่วนตัว ก็สามารถกำหนดรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ได้ ซึ่ง สามารถป้องกันได้ 2 ลักษณะคือ ป้องกันการเปิดไฟล์และป้องกันการแก้ไขไฟล์สามารถเปิดไฟล์ได้ แต่ แก้ไขข้อมูลใดๆ ในเอกสารไม่ได้
1. ในกรอบข้อความให้บันทึกไฟล์ ให้คลิกปุ่ม Tools>>General Options
2. คลิกและพิมพ์รหัสผ่านในช่อง Password to open เพื่อป้องกันการเปิดไฟล์
3. ถ้ายินยอมให้ผู้อื่นเปิดอ่านได้ แต่ไม่ให้แก้ไขส่วนหนึ่งส่วนใดในเอกสาร ช่องนี้ก็ไม่ต้องพิมพ์ พิมพ์รหัสผ่านเฉพาะในช่อง Password to Modify
4. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK
5. คลิกและพิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง
6. คลิก OK

การเปิดดูงานหรือเอกสาร word 2007 ที่ได้พิมพ์ไว้
เอกสารที่เคยสร้างไว้หากต้องการเปิดดู อาจเพื่อแก้ไขเพิ่มเติมบางส่วน หรือค้นหาข้อมูลบางอย่าง ก็ปฏิบัติดังนี้
1. คลิกเมนู Office Button>>Open
2. จะปรากฏกรอบข้อความขึ้นมา โดยปกติไฟล์งานจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ My Documents
3. คลิกที่ชื่อไฟล์ที่ต้องการเปิดดู แล้วคลิกปุ่ม Open เพื่อเปิดไฟล์
4. ถ้าหากเราได้เก็บไฟล์ไว้ที่อื่น เช่น อยู่ในแผ่นดิสเก็ตหรือโฟลเดอร์อื่น ๆ เช่น เก็บไว้ในไดรว์ D: ก็คลิกเลือกที่เก็บในส่วน Look in: คลิกเลือกโฟลเดอร์ แล้วคลิกที่ไฟล์ที่ต้องการ
5. เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมาแล้ว ก็สามารถค้นหาข้อมูล ลบ แก้ไข พิมพ์เพิ่มเติม วันก่อนพิมพ์ไว้แค่ 3 หน้า วันนี้ก็พิมพ์เพิ่มให้ครบทุกหน้า
6. เมื่อมีการแก้ไขข้อมูลใดๆ ก็ต้องทำการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ โดยคลิกปุ่ม Save และก็จะไม่ ปรากฏกรอบข้อความให้คุณตั้งชื่อไฟล์แต่อย่างใด เพราะกรอบข้อความให้ตั้งชื่อไฟล์จะปรากฏครั้งแรกเพียง ครั้งเดียวเท่านั้น

การบันทึกงานเพื่อนำไปใช้กับโปรแกรมอื่น
บันทึกเป็นไฟล์ข้อความ
คุณอาจมีความจำเป็นต้องแปลงเอกสารที่ได้พิมพ์ไว้ ไปใช้กับโปรแกรมอื่น เช่น ต้องส่งไฟล์ให้เพื่อน แต่เครื่องที่ใช้อยู่นั้นไม่มีโปรแกรม Word ในกรณีนี้เราก็ส่งไฟล์ โดยแปลงเป็นไฟล์แบบเท็กซ์ไฟล์ (*.Txt) แต่ไฟล์ที่ส่งในลักษณะนี้ ควรเป็นไฟล์ข้อความอย่างเดียว ไม่มีภาพหรือตาราง
1. ก่อนอื่นให้เปิดไฟล์เอกสารนั้นๆ ขึ้นมา แล้วคลิกเมนู Office Button>>Save As
2. เลือกที่เก็บไฟล์เช่น 3.5 Floppy บันทึกลงแผ่นดิสก์เก็ต หรือเลือกแฟลชไดรว์เป็นต้น
3. พิมพ์ชื่อไฟล์และคลิกเลือกประเภทของไฟล์ Save as type เป็น Plain Text (*.txt)
4. คลิกปุ่ม Save
5. ข้อดีของไฟล์ข้อความแบบ *.Txt จะสามารถเปิดดูในเครื่องใดๆ ก็ได้ แม้แต่มือถือบางรุ่นก็ ยังสามารถเปิดดูได้

บันทึกเป็นไฟล์สำหรับ Word รุ่นเก่า
ต้องการนำไฟล์ไปใช้กับเครื่องอื่น ๆ โดยที่ไม่แน่ใจว่าเครื่องนั้นใช้โปรแกรม Word เวอร์ชั่นใด ไม่รู้ว่าเป็น Wrod 97, 2000 หรือ XP ในกรณีนี้แนะนำให้แปลงให้เป็นเวอร์ชั่นต่ำสุดก็คือ บันทึกเป็น Word 97 จะได้สบายใจว่า สามารถเปิดดูข้อมูลได้แน่นอน การแปลงข้อมูลในลักษณะนี้
1. ให้เปิดไฟล์เอกสารขึ้นมาก่อน แล้วคลิกเมนู Office Button>>Save As
2. เลือกที่เก็บไฟล์
3. ในส่วน Save as type คลิกเลือก Word 97-2002 & 6.0/95-RTF (*.doc)
4. เสร็จแล้ว คลิกปุ่ม Save

การเรียกดูไฟล์ข้อความที่สร้างจากโปรแกรมอื่น
เป็นตัวอย่างการเปิดไฟล์ข้อความประเภท Text File
1. ในกรอบข้อความ Open คลิกเลือกชนิดของไฟล์เป็น All Files (*.*)
2. คลิกเลือกไฟล์
3. คลิกปุ่ม Open
4. คลิก Windows
5. คลิก OK

การลบไฟล์เอกสารของ Word 2007
ถ้าต้องการลบไฟล์ใดๆ ก็สามารถทำได้
1. คลิกเมนู Office Button>>Open
2. จะแสดงชื่อไฟล์ ต้องการลบไฟล์ใดๆ ก็คลิกชื่อไฟล์นั้นๆ แล้วกดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์
3. จะปรากฏกรอบข้อความถามความแน่ใจ ว่าต้องการลบใช่หรือไม่ ให้คลิกปุ่ม Yes

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Word 2007; Hits: 21162

การพิมพ์ข้อความลงในเอกสารของ Word 2007
สำหรับวิธีการพิมพ์ข้อความนั้น ไม่ว่าจะพิมพ์เอกสารในโปรแกรมๆ ก็ตาม มีคำแนะนำดังนี้
1. เอกสารที่จะพิมพ์นั้น อาจจะมีข้อความตัวใหญ่ตัวเล็ก ตัวหนา ตัวเอียง จัดตำแหน่งไว้ด้านซ้าย ด้านขวาหรือตรงกลาง ในการพิมพ์ก็พิมพ์ไปตามปกติ ไม่ต้องสนใจว่าตำแหน่งของตัวหนังสือจะเป็นอย่างไร หรือลักษณะของตัวหนังสือจะเป็นอย่างไร
2. ในกรณีที่เราพิมพ์ผิดเช่น คำว่า “ข้อความ” ให้กดปุ่ม Backspace เพื่อลบออก แล้วพิมพ์เข้าไป ใหม่
3. อาจใช้อีกวิธีหนึ่งเช่น จะเห็นว่าตกตัว อ ไป ลืมพิมพ์ ก็กดปุ่มลูกศร เลื่อนตัวกระพริบหรือตัว เคอร์เซอร์ ไปอยู่กึ่งกลางระหว่างตัว ข กับ ค แล้วก็พิมพ์ตัว อ
4. จากนั้นกดปุ่มลูกศร เลื่อนไปทางขวาสุด เพื่อพิมพ์ข้อความอื่นๆ ต่อไป
5. เมื่อเราพิมพ์ถึงอักษรตัวสุดท้ายหรือบรรทัดสุดท้ายแล้วให้กดปุ่ม Enter 1 ครั้ง เพื่อตัดลงไป บรรทัดใหม่
6. การพิมพ์อีกลักษณะหนึ่ง ข้อความที่มีหลายบรรทัด ในกรณีนี้ให้พิมพ์ไปตามปกติ โดยไม่ต้อง Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ โปรแกรมจะตัดคำให้อัตโนมัติ

7. ขณะที่พิมพ์อยู่นั้น บางคำหรือบางประโยคอาจมีขีดเส้นใต้เป็นเส้นเขียวหรือเส้นแดง ไม่ต้อง สนใจ ปล่อยไว้อย่างนั้นก่อน แล้วค่อยจัดการภายหลัง แต่ก็ควรตรวจสอบว่าคำๆ นั้น สะกดถูกต้องหรือไม่
8. ข้อความต้นฉบับที่มีทั้งตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ ก็ยังไม่ต้องสนใจ พิมพ์ไปตามปกติ พิมพ์ เสร็จแล้ว ค่อยจัดการในภายหลัง จะง่ายกว่าการพิมพ์ไปจัดไป

Details: Category: คู่มือ มือใหม่ Microsoft Word 2007; Hits: 11677

การเลือกข้อความหรือการสร้างแถบสีที่ข้อความ
ก่อนที่จะจัดการกับข้อความหรือตัวหนังสือที่ได้พิมพ์ขึ้นมา จะต้องเลือกข้อความโดยการสร้างแถบ ดำเสียก่อน การสร้างแถบสี ทำได้หลายวิธี เช่น
1. จะสร้างแถบสีที่ย่อหน้าแรก ตั้งแต่คำว่า “ในการ... “ จนถึง “...ตามต้องการ” ก็เลื่อนเมาส์ ไปข้างหน้าคำว่า “ใน”
2. กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้แล้วลากเมาส์ไปปล่อยด้านหลังคำว่า ต้องการ
3. หากลากเมาส์แล้วข้อความถูกย้าย ไปตำแหน่งอื่นๆ ให้คลิก Undo เพื่อให้กลับเป็นแบบ เดิมก่อนแล้วจึงสร้างแถบสีอีกครั้ง
4. ส่วนการสร้างแถบสีที่เป็นวิธีที่ดี แล้วอยากจะแนะนำก็คือ ให้คลิกข้างหน้าข้อความที่ต้องการ
5. กดปุ่ม Shift ที่แป้นพิมพ์ค้างไว้
6. เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ด้านหลังข้อความนั้น แล้วปล่อยปุ่ม Shift วิธีนี้เป็นวิธีที่ค่อนข้างดีกว่า วิธีอื่น ๆ เพราะสามารถสร้างแถบสีได้อย่างแม่นยำและได้ผล เหมาะสำหรับการเลือกข้อความจำนวนมาก หลายๆ หน้า ซึ่งอาจจะสร้างแถบสีโดยการคลิกด้านหลัง กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วก็มาคลิกด้านหน้าข้อความ ก็ได้
7. หากต้องการให้แถบสีหายไปก็คลิกเมาส์ที่ตำแหน่งใดๆ ในหน้าเอกสาร